Procediment d’efectiu petit
Fons Petty Cash
Quan s’afegeix efectiu a un fons d’efectiu petit, el concepte bàsic és substituir l’import de qualsevol efectiu que s’havia desemborsat anteriorment del fons. Això implica resumir tots els desemborsaments realitzats i emetre diners en efectiu al fons per aquest import. A continuació, es descriu el procediment per al finançament d’efectius menuts:
Formulari de conciliació complet. Empleneu un formulari de conciliació d’efectius menuts, en què el custòdia d’efectius menuts enumera els efectius restants a la mà, els vals emesos i qualsevol excés o menor d’edat. La informació del val pot provenir del llibre de caixa petit. Una persona del personal comptable revisa i aprova el formulari i envia una còpia als comptes a pagar del personal, juntament amb tots els vals referenciats al formulari. El guardià amb efectiu petit en conserva una còpia.
Obteniu diners en efectiu. El personal a pagar crea un xec que es fa al caixer en la quantitat necessària per finançar l’efectiu petit fins al límit establert. El caixer deposita el xec i converteix els fons en efectiu. El personal a pagar ha de reenviar el formulari de conciliació d’efectiu petit al comptable de llibres majors.
Afegiu diners en efectiu al fons d’efectiu petit. El caixer dóna els diners en efectiu al guardià de caixa petita, que l’inclou al fons de caixa petit. Si hi ha un llibre d’efectiu petit, el guardià introdueix l’import de l’efectiu rebut al llibre i actualitza el total d’efectiu disponible.
Registre de vals en llibre major. El comptable del llibre major registra els imports dels valors que figuren al formulari de conciliació d’efectiu petit com a despesa al llibre major i, a continuació, arxiva el formulari i els vals adjunts.
Desemborsar l’efectiu petit
El procediment de desemborsament d’efectiu petit està dissenyat per proporcionar documentació suficient de cada despesa, així com una prova que els fons han estat realment desemborsats. A continuació es descriu el procediment de desemborsament d’efectius menors:
Sol·licituds de desemborsament de pantalla. Desemborsar fons només per a despeses comercials menors.
Desbloqueja petits diners. Si una sol·licitud de desemborsament es troba dins de les directrius de desemborsament d’efectiu petit, desbloquegeu el contenidor on s’emmagatzema l’efectiu petit. Per motius de seguretat, el fons de caixa petit s’ha de bloquejar en tot moment quan no s’utilitzi.
Val complet. La persona que reemborsarà completarà un val de reembossament. Aquest val hauria de contenir l’import desemborsat, el tipus de despesa, la data i la persona a qui s’ha pagat l’efectiu petit. Si hi ha un rebut pel qual es reemborsarà la persona, agrafeu-lo al val. Aquest pas es necessita per fer un seguiment dels tipus de despeses que es poden carregar a diversos comptes de despeses.
Desemborsar diners en efectiu. Compteu l’efectiu que s’està desemborsant i feu que el destinatari també el compti per verificar l’import que s’està pagant. El destinatari de diners en efectiu hauria de signar el val; això proporciona una prova que el guardià no ha omplert el val i només s’ha embutxacat la quantitat corresponent d’efectiu. Emmagatzemeu tots els vals completats a la caixa petit.
Actualitza llibre de caixa petit (opcional). Sempre que es completa un val, el guardià hauria d’actualitzar immediatament el llibre de caixa petit afegint l’import, el tipus i la data de la despesa i actualitzant el saldo de caixa corrent. Aquesta informació també es pot mantenir en un full de càlcul electrònic.
