Informe de recepció
Un informe de recepció s’utilitza per documentar el contingut d’una entrega a una empresa. El formulari l’emplena el personal receptor de l’empresa que accepta la mercaderia lliurada. Normalment, la informació següent s’inclou en un informe de recepció:
- Data i hora en què es va rebre el lliurament
- Nom de l’empresa naviliera que va lliurar la mercaderia
- Nom de cada article rebut
- Quantitat de cada article rebut
- El número de comanda de compra que s’autoritza, si s’indica a la documentació o al quadre d’entrega
- Estat dels articles rebuts. Aquesta pot ser una entrada negativa, on només es noten els béns danyats.
L'informe de recepció es pot utilitzar de diverses maneres, incloses les següents:
- Devolucions. Si s’ha de retornar determinades mercaderies, l’informe de recepció documenta el motiu de la devolució, com ara les mercaderies danyades.
- Deutors. L'informe de recepció es pot utilitzar com a prova de recepció en el procés de concordança a tres bandes. Aquest enfocament s’utilitza més habitualment per a compres amb dòlars més grans.
- Meritacions. El personal comptable pot utilitzar els informes de recepció que s'han completat a prop del final del mes per acumular despeses de factures del proveïdor que encara no han arribat.
Una còpia mestra de cada informe de recepció s’emmagatzema al departament receptor. Les còpies s’envien a altres departaments segons els requeriments dels procediments de l’empresa, com ara la còpia que s’envia al personal a pagar per documentar la mercaderia rebuda.
Des d'una perspectiva de control, pot ser útil numerar de manera única cada informe que rep. A continuació, es pot examinar la seqüència de nombres per veure si falten informes de recepció.
