El procés de conciliació bancària
El procés de conciliació bancària consisteix a comparar els registres interns i bancaris d’un compte bancari i ajustar els registres interns segons sigui necessari per alinear-los. Això es fa per garantir que el saldo de caixa registrat d’una organització sigui precís. El procés de conciliació bancària s’aconsegueix normalment amb el mòdul de conciliació bancària d’un paquet de programari de comptabilitat. Suposant que aquest sigui el cas, seguiu aquests passos per completar una conciliació bancària:
Accediu a registres bancaris. Accediu a l'extracte bancari en línia subministrat pel banc per al compte de caixa de l'empresa (probablement el seu compte corrent).
Accedir al programari. Accediu al mòdul de conciliació bancària al programari de comptabilitat.
Actualitzeu els controls no esborrats. Aneu a la secció de xecs del mòdul de conciliació bancària. El sistema mostrarà una llista de comprovacions no esborrades. Feu coincidir aquesta llista de xecs amb la llista de xecs que han liquidat el banc, tal com s’indica a l’extracte bancari. Al mòdul de conciliació bancària, marqueu tots els xecs que han eliminat el banc. Poden sorgir els problemes següents:
Si algun xec registrat pel banc com a compensat apareix a l’extracte bancari amb imports diferents dels registrats per l’empresa, accediu a la imatge del xec publicada al lloc web del banc per verificar l’import del xec. Si l’empresa l’ha registrat incorrectament, feu una entrada d’ajust perquè coincideixi amb l’import del xec amb l’import registrat pel banc.
Si el banc registra incorrectament els xecs registrats pel banc com a compensats, poseu-vos en contacte amb el banc i envieu-los la documentació de l’error. Aquesta diferència entre els imports registrats del banc i la companyia es mantindrà fins que el banc ajusti els seus registres. Mentrestant, la diferència serà un element conciliador.
Actualitzeu els dipòsits en trànsit. Aneu a la secció de dipòsits del mòdul de conciliació bancària. El sistema mostrarà una llista de dipòsits en trànsit. Feu coincidir aquests dipòsits amb la llista de dipòsits que han liquidat el banc, tal com s’indica a l’extracte bancari. Al mòdul de conciliació bancària, marqueu tots els dipòsits que hagin liquidat el banc. Poden sorgir els problemes següents:
És possible que el banc hagi registrat alguns dipòsits que la companyia no va registrar. Si és així, accediu a la imatge del xec publicada al lloc web del banc per verificar qui ha emès el xec i l'import del mateix. Anoteu aquest ingrés als registres de la companyia.
És possible que la companyia hagi registrat alguns dipòsits que el banc no hagi registrat. Això pot ser degut a una situació de fons insuficient o perquè el banc no accepta xecs estrangers. Aquests dipòsits conciliaran els articles fins que l’empresa pugui convèncer el banc de dipositar-los o trobi una forma alternativa de convertir els xecs ingressats en efectiu. També pot requerir la reversió d’aquests articles dipositats als registres de l’empresa.
Introduïu noves despeses. Introduïu com a despeses en els registres de la companyia qualsevol partida de despeses que el banc hagi registrat al compte. Alguns exemples d’aquestes despeses són:
Comissions de fons insuficients. Es tracta d’una comissió cobrada a l’empresa pels xecs dipositats (o emesos) per als quals l’emissor no disposava de fons suficients.
Consulteu les taxes d’impressió. Es tracta d’una comissió que es cobra quan l’empresa demana un nou estoc de xecs a través del banc.
Despeses de servei. El banc cobrarà comissions per articles com el processament de xecs, el processament de dipòsits, els pagaments de dipòsits directes i les transferències bancàries emeses i rebudes (conegudes com a despeses d’elevació).
Introduïu el saldo bancari. Introduïu al mòdul de conciliació bancària el saldo de caixa final que figura a l’extracte bancari.
Reviseu la conciliació. Ara el programari hauria de presentar qualsevol diferència en el saldo de caixa final registrat per l’empresa i el banc, juntament amb qualsevol element conciliable, com ara xecs pendents i dipòsits en trànsit. Si no hi ha cap element conciliador indocumentat, imprimiu la conciliació bancària i emmagatzemeu-la.
Continueu investigant. Si hi ha un element de conciliació no documentat, reviseu els passos del procés de conciliació bancària que s’acaben d’assenyalar. Si encara hi ha una variància indocumentada, torneu a les conciliacions bancàries dels períodes anteriors i comproveu si la variància va sorgir en un període anterior. Si és així, investigueu els períodes anteriors per localitzar la diferència.
Ajust per a elements immaterials. Si la diferència restant és irrellevant, pot ser acceptable registrar la diferència als llibres de la companyia en lloc de dedicar temps a activitats addicionals d'investigació.
Tenint en compte el temps necessari per completar el procés de conciliació bancària, algunes empreses intenten minimitzar el seu impacte en el procés de tancament del període executant una reconciliació diària. En fer-ho, els elements conciliadors residuals al final del mes són tan menors que es poden completar en pocs minuts.
