Recompte de cicles
Visió general del recompte de cicles
El recompte de cicles implica comptar cada dia una petita quantitat d’inventari al magatzem, amb la intenció de comptar l’inventari complet durant un període de temps. Qualsevol error trobat durant aquests petits recomptes incrementals hauria de comportar un ajustament dels registres de comptabilitat d’inventari. A més, s’hauria de dur a terme una investigació sobre els motius de cada error trobat. El resultat final hauria de ser procediments i formació detallats que produeixin taxes d’errors de transacció molt baixes i nivells elevats de precisió del registre d’inventari.
Els elements seleccionats per al recompte de cicles es poden definir en funció de molts criteris d'ordenació, com ara el més utilitzat o el cost més alt. El mètode més utilitzat és simplement començar en un racó del magatzem i avançar pels diversos passadissos i contenidors, de manera que tots els articles es comptabilitzen de manera rotativa. Si s’utilitza aquest darrer mètode, també pot ser necessari tornar a contar certs articles amb més freqüència, si són crítics per al procés de producció.
Avantatges del recompte de cicles
En participar en el recompte de cicles, una empresa experimentarà amb certesa nivells més alts de precisió del registre d’inventari, cosa que conduirà a una major confiança en la valoració de l’inventari resultant. Això, al seu torn, pot conduir a l'eliminació del recompte d'inventaris físics, ja que els registres d'inventari ja són tan precisos que no es requereix cap verificació física periòdica. Si ja no cal comptar l'inventari al final de cada període d'informes, el resultat pot ser un procés de tancament accelerat. Si els auditors externs consideren que poden confiar en aquests registres d’inventari, poden reduir els seus procediments d’auditoria, cosa que al seu torn redueix les comissions d’auditoria que cobren a l’empresa. A més, ja no caldria pagar les hores extres dels empleats per comptabilitzar l'inventari, ni tancar l'àrea de producció mentre es realitzen recompte físic.
Procediment de recompte de cicles
Els passos següents són necessaris per a un programa de recompte de cicles amb èxit:
Introduïu dades completes sobre totes les transaccions d'inventari, de manera que la base de dades d'inventari estigui completament actualitzada.
Imprimiu un informe de recompte de cicles que indiqui les ubicacions de les papereres que es volen comptar i assigneu-lo al personal del magatzem.
Els comptadors de cicles comparen les ubicacions, les descripcions i les quantitats indicades a l'informe amb el que veuen a la prestatgeria. També rastregen allò que veuen al prestatge fins a l'informe, per si alguns elements no s'han registrat a la base de dades.
Investigueu totes les diferències trobades i discutiu-les amb el gestor del magatzem i determineu si hi ha un patró d’errors que pugui requerir més accions.
Si es necessita una acció addicional, modifiqueu els procediments, la formació, la dotació de personal o qualsevol altra cosa necessària per eliminar l'error.
Ajusteu la base de dades de registres d’inventari per eliminar l’error trobat pel comptador de cicles.
Periòdicament, auditeu l'inventari i calculeu el percentatge de precisió de l'inventari. Publiqueu els resultats en un lloc públic i pagueu bonificacions al personal del magatzem si aconsegueixen objectius de precisió de registre predeterminats.
És evident que es necessita un alt nivell de compromís amb un programa de recompte de cicles per garantir que aquests passos es segueixin de manera contínua.
Problemes de recompte de cicles
Si els registres d’inventari no s’actualitzen per primera vegada amb totes les transaccions d’inventari pendents, és possible que un comptador de cicles detecti un error i l’ajusti. Si la transacció real s'introdueix a sobre de l'ajust del comptador de cicles, el resultat pot ser un més registre d’inventari imprecís del que havia estat originalment. Aquest problema és particularment freqüent quan el mateix article d’inventari s’emmagatzema en diverses ubicacions, de manera que pot existir confusió sobre el registre d’ubicacions que cal ajustar per a una transacció d’inventari.
