Segregació de funcions
La segregació de funcions és l’assignació de diversos passos d’un procés a diferents persones. La intenció darrere de fer-ho és eliminar casos en què algú pugui participar en robatoris o altres activitats fraudulentes tenint un control excessiu sobre un procés. En essència, les tres funcions generals següents d’un procés s’han de dividir entre persones diferents:
Custòdia física d'un bé
Registre de l’actiu
Autorització per adquirir o alienar l’actiu
Aquí hi ha diversos exemples de la segregació de funcions:
La persona que rep mercaderies de proveïdors al magatzem no pot signar xecs per pagar-los als proveïdors.
La persona que manté registres d’inventari no en té la possessió física.
La persona que ven un actiu fix a un tercer no pot registrar la venda ni assumir la custòdia del pagament del tercer.
La segregació de funcions és un element essencial d’un sistema de control. Els auditors buscaran la segregació de deures com a part de l'anàlisi del sistema de controls interns d'una entitat i rebaixaran la seva opinió sobre el sistema si hi ha fallades en la segregació. Quan hi hagi fallades en la segregació, els auditors assumiran que hi ha un major risc de frau i ajustaran els seus procediments en conseqüència.
La segregació de funcions és més difícil d’aconseguir en una organització més petita, on hi ha massa poques persones per transferir efectivament les tasques a persones diferents. Un altre problema amb la segregació és que canviar les tasques entre massa gent fa que el procés flueixi menys eficient. Quan es vol obtenir un nivell d’eficiència més alt, la compensació habitual és un control més feble perquè s’ha reduït la segregació de funcions.
La segregació de funcions també es coneix com a separació de funcions.
