Com conciliar comptes a cobrar

La conciliació dels comptes a cobrar és el procés de concordança dels imports detallats de les factures pendents de clients amb el total de comptes a cobrar indicats al llibre major. Aquest procés de concordança és important, ja que demostra que la xifra de llibres generals per cobrar està justificada. Les dues fonts d'informació per a aquesta conciliació són les següents:

  • Llibre major. Normalment, hi ha un compte al llibre major que es designa específicament per a la compilació exclusiva de tots els comptes a cobrar relacionats amb els clients (coneguts com a comptes comercials). Després de registrar totes les transaccions durant un període d'informes i tots els saldos del llibre major subsidiari s'han registrat al llibre major, el saldo final resultant al compte de comptes a cobrar és el total resum que s'ha de verificar mitjançant una conciliació.

  • Detall de cobraments. El llistat detallat de les factures no pagades dels clients que haurien de coincidir amb el saldo final del llibre major generalment es registra en un llibre major de vendes. Per extreure aquesta informació a efectes de conciliació, imprimiu l'informe de cobrament de comptes antics a partir del darrer dia del període d'informes. A continuació, es compara el total d’aquest informe amb el total a cobrar del llibre major.

Quan es realitza la conciliació, pot haver-hi diferències entre els dos imports pels motius següents:

  • Es va fer una entrada de diari al compte del llibre major que evitava el llibre major de vendes. Aquesta és la raó més comuna de la diferència.

  • Una facturació es va publicar accidentalment a un compte diferent del compte de cobraments comercials. Aquesta és la raó menys freqüent de la diferència, ja que el mòdul de facturació està configurat per registrar automàticament totes les facturacions al compte correcte.

  • L'informe de cobraments antics s'ha publicat en una data diferent de la data utilitzada per obtenir el saldo del llibre major.

Aquest procés de conciliació es realitza normalment com a part de les activitats de tancament de final de mes abans de l'emissió dels estats financers. Si no es realitza la conciliació i resulta que hi ha un error al llibre major, això vol dir que hi pot haver una inexactitud material en els estats financers.

Com a mínim, hi hauria d’haver una conciliació dels comptes a cobrar al final de l’exercici fiscal, de manera que les inexactituds relacionades amb els comptes a cobrar hauran estat eliminades dels estats financers abans de ser examinades pels auditors externs de la companyia.