L'excés i el compte curt
El compte en efectiu i curt és un compte del llibre major. El compte emmagatzema l'import pel qual el saldo efectiu final efectiu difereix del saldo comptable inicial de l'efectiu disponible, més o menys les transaccions registrades durant aquest període.
L’ús principal del compte de cobrament i d’efectiu es realitza en entorns minoristes o bancaris intensius en efectiu, així com per al maneig d’efectiu petit. En aquests casos, les variacions d’efectiu s’han d’emmagatzemar en un únic compte de fàcil accés. A continuació, aquesta informació s’utilitza per rastrejar per què els nivells d’efectiu varien de les expectatives i per eliminar aquestes situacions mitjançant l’ús de millors procediments, controls i formació dels empleats. Per tant, el compte s’utilitza com a base per a un control detectiu.
El compte curt i en efectiu és una eina excel·lent per rastrejar situacions de frau, especialment quan es fa un seguiment a nivell de subcompte per a caixes registradores específiques, caixes petites, etc. Un examen del compte a aquest nivell de detall pot mostrar un patró continu de robatori d’efectiu de baix nivell, que la direcció pot actuar. Per exemple, les situacions de frau es poden remuntar a les persones directament responsables d’una caixa registradora o d’una caixa petita.
El compte d’efectiu i curt és un compte de despeses i, per tant, s’agrega generalment a la partida “altres despeses” del compte de pèrdues i guanys. El saldo del compte tendeix a ser força petit. Un saldo més gran al compte és més probable que desencadeni una investigació, mentre que pot ser que no sigui rendible investigar un saldo petit.
Com a exemple de com funcionen els comptes en efectiu, el controlador realitza una revisió mensual d’una caixa petita que hauria de contenir un saldo de tresoreria estàndard de 200 dòlars. Troba que la caixa conté 45 dòlars en efectiu i 135 dòlars en rebuts, que totalitzen només 180 dòlars. Per tant, falten 20 dòlars en efectiu. Aquest dèficit d’efectiu es registra com a dèbit al compte d’efectiu i curt (que és una despesa) i com a crèdit al petit efectiu o al compte d’efectiu (que és una reducció d’actiu).
Com a alternativa, si hi hagués massa efectiu a la caixa petita (una condició poc freqüent!), L'entrada es revertiria, amb un dèbit en efectiu i un crèdit en efectiu.
