Definició de transaccions comptables
Una transacció comptable és un esdeveniment comercial que té un impacte monetari en els estats financers d’una empresa. Es registra als registres comptables de l'empresa. Alguns exemples de transaccions comptables són:
Venda en efectiu a un client
Venda a crèdit a un client
Rebre en efectiu el pagament d’una factura deguda per un client
Compra d’immobilitzat a un proveïdor
Registre la depreciació d'un actiu fix al llarg del temps
Comprar subministraments consumibles a un proveïdor
Inversió en un altre negoci
Inversió en valors negociables
Participar en una cobertura per mitigar els efectes d’un canvi de preu desfavorable
Préstec de fons d’un prestador
Emetre un dividend als inversors
Venda d’actius a un tercer
També pot haver-hi transaccions comptables fraudulentes que són bàsicament integrades per la direcció o el personal comptable. Aquestes transaccions es poden evitar mitjançant l'ús d'un sistema complet de controls.
Totes les transaccions comptables han de seguir els dictats de l'equació comptable, que estableix que qualsevol transacció ha de donar lloc a actius iguals a passius més patrimoni net. Per exemple:
Una venda a un client comporta un augment dels comptes a cobrar (actiu) i un augment dels ingressos (augmenta indirectament el patrimoni net).
Una compra a un proveïdor comporta un augment de les despeses (disminueix indirectament el patrimoni net) i una disminució de l’efectiu (actiu).
Un rebut d’efectiu d’un client comporta un augment de l’efectiu (actiu) i una disminució dels comptes a cobrar (actiu).
El préstec de fons d’un prestador comporta un augment de l’efectiu (actiu) i un augment dels préstecs a pagar (passiu).
Per tant, cada transacció comptable resulta en una equació comptable equilibrada.
Les transaccions comptables es registren directament o indirectament amb una entrada de diari. La varietat indirecta es crea quan utilitzeu un mòdul al programari de comptabilitat per registrar una transacció i el mòdul us crea l'entrada de diari. Per exemple, el mòdul de facturació del programari de comptabilitat carregarà els comptes a cobrar i abonarà el compte d’ingressos cada vegada que creeu una factura del client.
Si es crea una entrada de diari directament en un sistema de comptabilitat manual, verifiqueu que la suma de tots els deutes és igual a la suma de tots els crèdits o que la transacció estigui desequilibrada, cosa que impossibilita la creació d'estats financers. Si es crea una entrada de diari directament en un paquet de programari de comptabilitat, el programari es negarà a acceptar-la a menys que els càrrecs siguin iguals a crèdits.
