La fàbrica de pagaments

Una fàbrica de pagaments és una funció de comptes a pagar que s’ha centralitzat per a tota una organització. Es tracta d’una millora en un sistema de deutes distribuïts, que comporta més costos administratius per garantir que diversos sistemes de deutes es gestionin correctament. Una fàbrica de pagaments pot tenir les funcions següents:

  • Programari robust per gestionar grans volums de transaccions

  • Possibilitat d'acceptar la informació de pagament entrant en molts formats

  • Digitalització de documents entrants

  • Formulari en línia per a l’entrada de factures al proveïdor

  • Sistema de gestió de flux de treball per gestionar les aprovacions de documents

El sistema té els següents avantatges:

  • Millor predicció de les sortides d’efectiu per a la previsió d’efectiu centralitzada

  • Processament més eficient dels deutes; és més fàcil instal·lar les pràctiques recomanades en una sola ubicació

  • Pot obtenir majors rendiments de les adquisicions, ja que la funció de pagar dels adquirents es pot canviar al sistema centralitzat

  • Un volum més gran amb menys bancs, cosa que redueix les comissions de transacció

  • Més control sobre quan es produeixen sortides d’efectiu

  • Compensació de pagaments entre filials

  • Dirigeixi els pagaments a través de comptes del país per evitar comissions de transaccions estrangeres a proveïdors ubicats fora del país

Tot i això, una fàbrica de pagaments també té els problemes següents, que s’han d’explorar abans d’instal·lar el sistema:

  • Programari car i sistemes relacionats

  • Elimina el control de pagaments de les filials

  • Acaba algunes relacions bancàries que poden haver estat establertes durant anys

  • La gestió del flux de treball de les aprovacions ha de ser accessible a totes les filials participants (si cal aprovacions)