Pressupost de base zero

Visió general dels pressupostos base zero

Un pressupost de base zero requereix que els administradors justifiquin totes les seves despeses pressupostades. Això s’oposa a l’enfocament més comú que només requereix una justificació per als canvis incrementals del pressupost o els resultats reals de l’any anterior. Per tant, se suposa teòricament que un gestor té una línia base de despeses zero (d’aquí el nom del mètode pressupostari), independentment del pressupost real de l’any anterior.

En realitat, se suposa que un gerent té una quantitat mínima de finançament per a operacions departamentals bàsiques, per sobre de la qual s’ha de justificar un finançament addicional. El propòsit del procés és reorientar contínuament el finançament a objectius empresarials clau i finalitzar o reduir qualsevol activitat que ja no estigui relacionada amb aquests objectius.

El flux bàsic del procés sota pressupostos de base zero és:

  1. Identificar els objectius empresarials

  2. Crear i avaluar mètodes alternatius per assolir cada objectiu

  3. Avaluar els nivells de finançament alternatius, en funció dels nivells de rendiment previstos

  4. Establir prioritats

El concepte de repartiment de les despeses en capes també es pot utilitzar a la inversa, on es defineixen els costos específics i la inversió de capital que es produirà si s'afegeix un servei o funció addicional. Per tant, la direcció pot fer determinacions discretes de la combinació exacta de cost incremental i servei per al seu negoci. Normalment, aquest procés comportarà com a mínim un nivell de servei mínim, que estableix una línia de cost per sota de la qual és impossible passar per una empresa, juntament amb diverses gradacions de servei per sobre del mínim.

Avantatges del pressupost basat en zero

Hi ha una sèrie d’avantatges en el pressupost basat en zero, que inclouen:

  • Anàlisi d’alternatives. El pressupost basat en zero requereix que els administradors identifiquin formes alternatives de realitzar cada activitat (com mantenir-la a casa o subcontractar-la), així com els efectes dels diferents nivells de despesa. En forçar el desenvolupament d’aquestes alternatives, el procés fa que els administradors considerin altres maneres de dirigir el negoci.

  • Inflació pressupostària. Com que els administradors han de vincular les despeses a les activitats, és menys probable que puguin inflar artificialment els seus pressupostos; el canvi és massa fàcil de detectar.

  • Comunicació. El pressupost de base zero hauria de provocar un debat important entre l’equip directiu sobre la missió corporativa i com s’ha d’assolir.

  • Elimineu activitats no clau. Una revisió pressupostària de base zero obliga els directius a decidir quines són les activitats més importants per a l’empresa. En fer-ho, poden orientar-se a activitats no clau per eliminar-les o subcontractar-les.

  • Enfocament de la missió. Atès que el concepte pressupostari de base zero requereix que els administradors vinculin les despeses a les activitats, es veuen obligats a definir les diverses missions dels seus departaments, que d'una altra manera podrien estar mal definides.

  • Identificació de redundància. La revisió pot revelar que diversos departaments estan duent a terme les mateixes activitats, cosa que comporta l'eliminació de l'activitat fora de l'àrea on la direcció vol que se centri.

  • Revisió obligatòria. L’ús de pressupostos base zero de manera regular fa que sigui més probable que tots els aspectes d’una empresa s’examinin periòdicament.

  • Assignació de recursos. Si el procés es duu a terme tenint en compte la missió i els objectius corporatius generals, una organització hauria d’acabar amb una forta orientació dels fons en aquelles àrees on són més necessaris.

En resum, molts dels avantatges del pressupost basat en zero es centren en una mirada forta i introspectiva sobre la missió d’una empresa i exactament sobre com l’empresa assigna els seus recursos per assolir aquesta missió.

Inconvenients del pressupost basat en zero

El principal inconvenient del pressupost basat en zero és el nivell d’esforç excepcionalment elevat necessari per investigar i documentar les activitats del departament; es tracta d'una tasca difícil fins i tot un cop l'any, cosa que provoca que algunes entitats només facin servir el procediment cada pocs anys o quan hi hagi canvis significatius a l'organització. Una altra alternativa és exigir l’ús de pressupostos de base zero de manera continuada a través de diferents parts d’una empresa durant diversos anys, de manera que la direcció pugui gestionar menys revisions d’aquest tipus a l’any. Altres inconvenients són:

  • Burocràcia. Crear un pressupost de base zero de forma contínua requereix una gran quantitat d’anàlisis, reunions i informes, que requereixen personal addicional per gestionar el procés.

  • Art de joc. Alguns gestors poden intentar distorsionar els seus informes pressupostaris per concentrar les despeses en les activitats més vitals, garantint així que no es redueixin els seus pressupostos.

  • Justificacions intangibles. Pot ser difícil determinar o justificar els nivells de despesa per a àrees d'un negoci que no produeixen resultats tangibles. Per exemple, quina és la quantitat correcta de despesa de màrqueting i quant s’ha d’invertir en activitats de recerca i desenvolupament?

  • Temps de gestió. La revisió operativa obligada pel pressupost basat en base zero requereix una quantitat important de temps de gestió.

  • Formació. Els administradors requereixen una formació important en el procés de pressupostos de base zero, cosa que augmenta encara més el temps necessari cada any.

  • Velocitat d'actualització. L’esforç addicional necessari per crear un pressupost de base zero fa que sigui encara menys probable que l’equip directiu revisi el pressupost de forma contínua per fer-lo més rellevant per a la situació competitiva.