Com identificar l'inventari obsolet
La forma més senzilla d’identificar l’inventari obsolet sense un sistema informàtic és deixar les etiquetes de recompte d’inventari físic en tots els articles d’inventari després d’acabar el recompte físic anual. Les etiquetes gravades a qualsevol element utilitzat durant l'any següent es llençaran en el moment de l'ús, deixant només els articles no utilitzats més antics que encara estiguin etiquetats a finals d'any. A continuació, podeu recórrer el magatzem per veure si s’hauria de crear una reserva d’obsolescència per a ells. Tanmateix, les etiquetes poden caure o ser arrencades d’elements d’inventari, sobretot si hi ha un alt nivell de trànsit a les papereres properes. Tot i que la gravació addicional reduirà aquest problema, és probable que es produeixi una pèrdua d’etiquetes amb el pas del temps.
Fins i tot un rudimentari sistema de seguiment d’inventaris informatitzat registra la darrera data en què es va treure un número de peça específic del magatzem per a la seva producció o venda. Si és així, és fàcil utilitzar un escriptor d'informes per extreure i ordenar aquesta informació, donant lloc a un informe on s'inclou tot l'inventari, començant per aquells productes amb la data "darrera utilització" més antiga. Ordenant l’informe amb la darrera data d’ús més antiga que apareix en primer lloc, podeu arribar fàcilment a una llista d’ordenacions d’elements que requereixen una investigació addicional per a una possible obsolescència. Tanmateix, aquest enfocament no proporciona prou proves que un article no es tornarà a utilitzar, ja que pot ser un component essencial d’un article que no s’ha programat per a la producció en algun temps o una part de servei per a la qual la demanda és baixa.
Una versió avançada de l'informe de "darrer ús" compara les retirades d'inventari totals amb l'import disponible, que per si sol pot ser informació suficient per dur a terme una revisió de l'obsolescència. També enumera l’ús previst, que demana informació d’un sistema de planificació de requisits materials i que us informa de qualsevol requisit d’ús proper. També s’enumera un cost ampliat per a cada ítem, per tal de donar als usuaris de l’informe una idea de l’anul·lació que podria produir-se si un ítem es declara obsolet.
Si un sistema informàtic inclou una llista de materials, hi ha una gran probabilitat que també generi un informe "on s'utilitzi", on s'enumeren totes les factures de material per a les quals s'utilitza un article d'inventari. Si a l'informe no hi apareix cap "on s'utilitza", és probable que ja no calgui una peça. Aquest informe és més eficaç si es retiren les factures de material del sistema informàtic o es desactiven tan aviat com es retiren els productes del mercat; això revela més clarament aquells articles d’inventari que ja no són necessaris.
Un altre enfocament per determinar si una peça està obsoleta és revisar les ordres de canvis d’enginyeria. Aquests documents mostren que les parts són substituïdes per altres diferents, així com quan està previst que es faci el canvi. A continuació, podeu cercar a la base de dades d’inventari per veure quantes de les peces que s’estan substituint encara estan en estoc, que es poden sumar, produint una altra variació de la quantitat d’inventari obsolet que tenim a mà.
La font d’informació final és l’informe d’inventari obsolet del període anterior. El personal comptable hauria de fer un seguiment d’aquests conceptes i notificar a la direcció aquells sobre els quals no hi hagi activitat de disposició.
Per fer funcionar qualsevol d'aquests sistemes de revisió, cal crear polítiques i procediments, així com dates de revisió programades en curs. En fer-ho, hi ha una gran probabilitat que les revisions de l’obsolescència esdevinguin una part habitual de les activitats d’una empresa. En particular, tingueu en compte una política obligatòria del Consell per dur a terme almenys una revisió trimestral de l'obsolescència, que ofereixi a la direcció l'oportunitat de localitzar els articles abans que siguin massa vells per disposar-los a un preu raonable. Una altra política del Consell hauria d’establir que la direcció buscarà i eliminarà activament els productes en procés o els productes acabats amb un nivell de qualitat inacceptable. En fer-ho, es evita que les mercaderies s’emmagatzemin al magatzem.
Cursos relacionats
Comptabilitat d’inventari
Com auditar l'inventari
Gestió d'inventari
