Comptabilitat de nòmines | Entrades de diari de nòmines
La comptabilització de la nòmina implica tots els aspectes del càlcul i el pagament de les indemnitzacions als empleats, inclòs el pagament de retencions a tercers. El resultat d’aquest procés és la documentació de les despeses associades a tot tipus de compensació, així com els pagaments puntuals als empleats. Tot i que alguns sistemes que incorporen més o menys automatització poden no incloure tots aquests passos, el flux de procés següent s’aplicarà a la majoria de sistemes de nòmines:
Configureu nous empleats. Feu que els nous empleats emplenin informació específica sobre la nòmina com a part del procés de contractació, com ara el formulari W-4 i els formularis d’assegurança mèdica que poden requerir deduccions de nòmina. Deixeu de banda còpies d’aquesta informació per incloure-la a la propera nòmina.
Recopileu informació de la targeta de temps. Els empleats assalariats no requereixen cap canvi en els salaris pagats per cada nòmina, però heu de recollir i resumir la informació sobre les hores treballades pels empleats no exempts. Això pot implicar que els empleats analitzin una insígnia a través d’un rellotge de temps informatitzat.
Verifiqueu la informació de la targeta de temps. Feu un resum de la informació sobre la nòmina que acabeu de recollir i feu que els supervisors comprovin que els empleats han registrat correctament el seu temps.
Resumiu els salaris deguts. Multipliqueu el nombre d’hores treballades per la tarifa salarial de cada empleat, tenint en compte també les diferències de temps extra o de torn.
Introduïu els canvis dels empleats. Els empleats poden demanar que es facin canvis en els seus sous, generalment en els impostos o les quantitats de pensions retingudes. És possible que hàgiu de registrar gran part d’això abans de calcular els impostos, ja que afecta la quantitat de salaris als quals s’apliquen els impostos.
Calculeu els impostos. Utilitzeu les taules d’impostos de l’IRS per determinar la quantitat d’impostos a retenir del salari brut dels empleats.
Calculeu les deduccions salarials. Pot haver-hi una sèrie de deduccions addicionals per treure dels ingressos nets dels empleats, incloses deduccions per assegurança mèdica, assegurança de vida, embargaments i quotes sindicals. També heu de fer un seguiment dels imports objectius d’aquestes deduccions, de manera que deixeu de deduir-los un cop s’assoleixin els totals objectius.
Deduir pagaments manuals. Si ja s'han efectuat pagaments manuals als empleats, com ara avançaments, deduïu aquests imports del salari net restant.
Crear un registre de nòmines. Feu un resum de la informació salarial i de deducció de cada empleat en un registre de nòmines, que després podeu resumir per crear també una entrada de diari per registrar la nòmina. Aquest document es crea automàticament amb tots els paquets de programari de nòmines.
Imprimeix els sous. Imprimiu les nòmines dels empleats mitjançant la informació del registre de nòmines. Normalment, detalleu el sou brut, les deduccions i el sou net en un consell de remeses que acompanya el sou.
Paga mitjançant ingrés directe. Notifiqueu al vostre processador de dipòsits directes l'import dels pagaments realitzats mitjançant dipòsits directes i emeteu consells sobre remeses als empleats per aquests pagaments.
Emetre nòmines. Feu que un pagador emeti xecs de pagament als empleats que requereixin una identificació dels empleats si hi ha un gran nombre d’empleats.
Dipòsit d'impostos retinguts. Dipositeu tots els impostos retribuïts sobre la nòmina i els impostos corresponents a l’empresari en un banc autoritzat per gestionar aquestes transaccions.
Entrades del diari de nòmines
L’entrada principal de diari per a nòmines és l’entrada de nivell resum que es recopila a partir del registre de nòmines i que es registra al diari de nòmines o al llibre major. Aquesta entrada sol incloure els dèbits de la despesa laboral directa, els sous i la part dels impostos sobre la nòmina de la companyia. També hi haurà crèdits en diversos comptes, cadascun dels quals detallarà el passiu per impostos sobre la nòmina que no s’hagin pagat, així com per la quantitat d’efectiu ja pagat als empleats pel seu sou net. L’entrada bàsica (suposant que no hi hagi cap desglossament addicional dels deutes per departament individual) és:
