Numeració del pla de comptes
La numeració del pla de comptes implica configurar l’estructura dels comptes que s’utilitzaran, així com assignar codis específics als diferents comptes de llibres majors. El sistema de numeració utilitzat és fonamental per a les formes d’emmagatzematge i manipulació de la informació financera. El primer tipus de numeració a determinar per a un pla de comptes implica la seva estructura. Aquest és el disseny d'un número de compte i inclou els components següents:
Codi de divisió - Normalment es tracta d’un codi de dos dígits que identifica una divisió d’empresa específica dins d’una empresa amb diverses divisions. No l’utilitza una empresa d’una sola entitat. El codi es pot ampliar a tres dígits si hi ha més de 99 filials.
Codi del departament - Normalment és un codi de dos dígits que identifica un departament específic dins d’una empresa, com ara els departaments de comptabilitat, enginyeria o producció.
Codi del compte - Normalment es tracta d’un codi de tres dígits que descriu el compte en si, com ara actius fixos, ingressos o despeses de subministraments.
Per exemple, una empresa multi-divisió amb diversos departaments a cada empresa probablement faria servir la numeració del pla de comptes d'aquesta manera: xx-xx-xxx
Com a exemple més, una empresa d’una sola divisió amb diversos departaments podria prescindir dels dos primers dígits i, en canvi, utilitza l’esquema de numeració següent: xx-xxx
Com a exemple final, una empresa més petita sense departaments en absolut només podria utilitzar el codi de tres dígits assignat als seus comptes, que és: xxx
Un cop configurada l'estructura de codificació, es pot realitzar la numeració dels comptes. Es tracta de la codificació de tres dígits a què es va fer referència anteriorment. Una empresa pot utilitzar qualsevol sistema de numeració que vulgui; no hi ha cap enfocament obligatori. No obstant això, un esquema de codificació comú és el següent:
Actius - Codis de compte 100-199
Passius - 200-299
Comptes de renda variable - 300-399
Ingressos - 400-499
Despeses - 500-599
Com a exemple complet del precedent esquema de numeració, una empresa matriu assigna el designador "03" a una de les seves filials, el "07" al departament d'enginyeria i "550" a les despeses de viatge i entreteniment. Això dóna lloc al següent número de plànol de comptes:
03-07-550
