Controls de comptes a pagar
Els controls dels comptes a pagar s’utilitzen per mitigar el risc de pèrdues en la funció de pagar. Els controls dels deutors s’agrupen en tres categories generals, que comproven l’obligació de pagar de l’empresa, introdueixen les dades dels deutors al sistema informàtic i paguen als proveïdors. Els controls són els següents:
Obligació de pagar controls
La verificació de l’obligació de pagament es pot fer mitjançant un dels diversos controls possibles. Ells són:
Aprovació de factures. La persona que estigui en condicions d’autoritzar el pagament significa que aprova la factura del proveïdor. Tot i això, en realitat es tracta d’un control relativament feble si l’aprovador només veu la factura del proveïdor, ja que no hi ha manera de saber si es van rebre els béns o serveis o si els preus que s’estaven cobrant eren els que la companyia va acordar inicialment. És possible que l'aprovador vulgui saber quin compte de llibre major es cobrarà. En conseqüència, és millor que el personal a pagar reunisca primer la factura del proveïdor, autoritzant la comanda de compra i rebent la documentació en un paquet i, a continuació, estampi la factura amb un bloc de signatura que inclogui el número de compte a carregar i, després, tingui l’aprovador revisar-lo. Aquest enfocament proporciona als revisors un conjunt d’informació molt completa per treballar.
Aprovació de la comanda de compra. El departament de compres emet una comanda de compra per a cada compra realitzada. En fer-ho, el personal comprador, en essència, aprova totes les despeses abans de fer-les, cosa que pot evitar que es produeixin algunes despeses. Com que aquest control comporta una quantitat considerable de treball per part del personal comprador, és probable que demanin als empleats que sol·licitin articles en un formulari formal de sol·licitud de compra.
Completa un partit a tres. El personal a pagar coincideix amb la factura del proveïdor amb l’ordre de compra relacionada i el comprovant de recepció abans d’autoritzar el pagament. Aquest enfocament substitueix la necessitat d’aprovació de factures individuals, ja que l’aprovació es basa en la comanda de compra. També és millor que aprovar només en funció de la comanda de compra, ja que també verifica la recepció de la mercaderia. No obstant això, també és dolorosament lent i es pot descompondre si falten tràmits.
Cerca manual de pagaments duplicats. Un sistema de pagaments informatitzat realitza una cerca automàtica de números de factura duplicats. Es tracta d’un esforç molt més difícil en un sistema de comptabilitat totalment manual. En aquest cas, l’empleat de passius pot cercar a través del fitxer del venedor i del fitxer de factures impagades per veure si ja s’ha pagat una factura que acaba de rebre d’un proveïdor. En moltes situacions, el volum de factures dels proveïdors entrants ho fa tan difícil que el personal a pagar abandona qualsevol intent d’identificar factures duplicades i simplement accepta que de tant en tant pagarà per aquests articles.
Controls d’entrada de dades
Hi ha diverses maneres de garantir que totes les factures dels proveïdors s'hagin introduït al sistema de comptes a pagar, tot i que aquests controls tenen diferents graus d'èxit. Els controls són:
Registre després de l’aprovació. Aquest control obliga el personal a pagar a verificar l’aprovació de cada factura abans d’introduir-la al sistema.
Registre abans de l’aprovació. Aquest control dóna més prioritat al pagament de proveïdors que a l’obtenció d’autoritzacions de pagament, ja que cada factura rebuda s’enregistra al sistema de deutes alhora. Aquest control funciona millor quan les comandes de compra ja s’han utilitzat per autoritzar una compra.
Adopteu una directriu de numeració de factures. Potser el problema més gran en l’àmbit de l’entrada de dades a pagar són els pagaments duplicats. No semblaria ser un problema, ja que la majoria d’empreses utilitzen programes de comptabilitat que detecten automàticament factures duplicades i impedeixen pagaments duplicats. Tanmateix, hi pot haver incoherències en la manera com es registren els números de factura. Per exemple, registreu el número de factura 0000078234 amb els zeros inicials o sense ells? Si la mateixa factura es presenta al personal deutors dues vegades i es registra com a 0000078234 una vegada i 78234 la propera vegada, el sistema no les marcarà com a factures duplicades. El mateix problema es presenta amb els guions d’un número de factura; es pot registrar un número de factura de 1234-999 com a 1234-999 o com a 1234999.
Coincidència amb el pressupost dels estats financers. Si una factura del proveïdor es va carregar incorrectament al departament equivocat, és possible que un gerent del departament que examinés els estats financers detectés una disparitat entre l'import cobrat i el pressupost i, per tant, posaria el problema en coneixement del departament de comptabilitat.
Controls de pagament
La major part dels controls que s'indiquen a continuació pertanyen al pagament mitjançant xec, ja que aquesta segueix sent la forma de pagament predominant. Els controls són:
Impressió i signatura de xecs dividits. Una persona hauria de preparar els xecs i una altra persona els hauria de signar. En fer-ho, es fa una comprovació creuada de l’emissió d’efectiu.
Emmagatzemeu tots els xecs en una ubicació bloquejada. Les existències de xecs que no s’utilitzen sempre s’han d’emmagatzemar en un lloc bloquejat. En cas contrari, els xecs es poden robar, omplir i cobrar de manera fraudulenta. Això vol dir que qualsevol placa o segell de signatura també s'hauria d'emmagatzemar en un lloc tancat.
Feu un seguiment de la seqüència de números de control utilitzats. Mantingueu un registre en què s'indiqui l'interval de números de comprovació usats durant una execució de comprovació. Això és útil per determinar si pot faltar cap comprovació de l’emmagatzematge. Aquest registre no s'ha de conservar amb els xecs emmagatzemats, ja que algú podria robar el registre al mateix temps que roba xecs.
Requereix la signatura de comprovació manual. Una empresa pot exigir que es signin tots els xecs. En realitat, es tracta d’un control relativament feble, ja que són pocs els signants de xecs que exploren per què s’emeten xecs i poques vegades qüestionen els imports pagats. Si una empresa opta per utilitzar una placa de signatura o segell, és molt més important tenir un sistema de comandes de compra fort; el personal comprador es converteix en l’aprovador de factures de facto emetent ordres de compra abans del procés de pagament.
Requeriu un signant de xecs addicional. Si l'import d'un xec excedeix una quantitat determinada, necessiteu un segon signant del xec. Aquest control suposadament dóna a diverses persones d’alt nivell la possibilitat de deixar de fer un pagament. En realitat, és més probable que només introdueixi un pas més en el procés de pagament sense enfortir realment l’entorn de control.
