Controls interns de nòmines

Controls generals de nòmines

Penseu a utilitzar una selecció dels controls següents per a gairebé tots els sistemes de nòmines, independentment de com s’acumuli la informació de cronometratge o de com es paguen els empleats:

  • Auditoria. Feu que auditors interns o auditors externs realitzin una auditoria periòdica de la funció de nòmina per verificar si els pagaments de nòmines s’estan calculant correctament, si es paga als empleats encara treballen per a l’empresa, s’acumulen correctament els registres de temps, etc.

  • Canvieu les autoritzacions. Permeteu un canvi en l’estat civil, les retencions o deduccions d’un empleat només si l’empleat ha presentat una sol·licitud per escrit i signada perquè l’empresa ho faci. En cas contrari, no hi ha cap prova que l’empleat volgués fer un canvi. El mateix control s’aplica per a qualsevol canvi de tarifa de pagament sol·licitat per un gestor.

  • Registre de seguiment de canvis. Si esteu processant la nòmina internament amb un mòdul de nòmina informatitzat, activeu el registre de seguiment de canvis i assegureu-vos que l’accés només estigui disponible a través d’una interfície protegida per contrasenya. Aquest registre farà un seguiment de tots els canvis fets al sistema de nòmines, que és molt útil per rastrejar les entrades errònies o fraudulentes.

  • Informes de comprovació d'errors. Alguns tipus d’errors en la nòmina es poden detectar mitjançant la publicació d’informes que només mostren articles que queden fora de la distribució normal dels resultats de la nòmina. Pot ser que no tots indiquin certs errors, però la probabilitat d’errors subjacents és més gran per als ítems reportats. El gestor de la nòmina o un tercer que no participi en activitats de nòmina hauria d’executar i revisar aquests informes.

  • Línies de tendència de despeses. Cerqueu les fluctuacions de les despeses relacionades amb la nòmina als estats financers i, a continuació, investigueu els motius de les fluctuacions.

  • Emetre un informe de pagament als supervisors. Envieu una llista de pagaments als empleats a cada supervisor del departament, amb una sol·licitud per revisar-lo per comprovar els imports de pagament correctes i els noms desconeguts. Poden identificar els pagaments que s’efectuen als empleats que ja no treballen a l’empresa.

  • Restringir l'accés als registres. Bloquejar els fitxers dels empleats i els registres de nòmines en tot moment quan no s’utilitzin, per evitar accessos no autoritzats. Utilitzeu protecció amb contrasenya si aquests registres s’emmagatzemen en línia. Aquesta precaució no és només per evitar que algú accedeixi als registres d’un altre empleat, sinó també per evitar canvis no autoritzats en els registres (com ara una taxa de pagament).

  • Separació de funcions. Feu que una persona prepari la nòmina, una altra l’autoritzi i una altra creï pagaments, reduint així el risc de frau a menys que hi hagi diverses persones que col·laborin en fer-ho. En empreses més petites on no hi ha prou personal per a una correcta separació de funcions, com a mínim insistiu en que algú revisi i autoritzi la nòmina abans d’enviar els pagaments als empleats.

Controls de càlcul de nòmines

La llista següent de possibles controls aborda problemes com ara fulls de temps que falten, temps de treball incorrecte i càlculs de pagaments incorrectes. Ells són:

  • Sistemes automatitzats de cronometratge. Segons les circumstàncies, considereu la possibilitat d’instal·lar un rellotge de temps informatitzat. Aquests rellotges tenen una sèrie de controls integrats, com només permetre als empleats entrar o sortir per als seus torns designats, no permetre hores extres sense una substitució supervisora ​​i (per als rellotges biomètrics) eliminar el risc de cops de puny. A més, haureu d'enviar els informes d'excepció generats per aquests rellotges als supervisors perquè els revisin.

  • Verificació del càlcul. Si esteu calculant manualment la nòmina, feu que una segona persona verifiqui tots els càlculs, incloses les hores treballades, les taxes de pagament utilitzades, les deduccions fiscals i les retencions. És més probable que una segona persona faci un examen acurat que la persona que va originar els càlculs.

  • Verificació d'hores treballades. Demaneu sempre que un supervisor aprovi les hores treballades pels empleats, per evitar que els empleats cobrin més temps del que realment treballaven.

  • Feu coincidir el registre de nòmines amb els documents acreditatius. El registre de nòmines mostra els salaris bruts, les deduccions i el sou net, així com un bon document resum a partir del qual es pot remuntar als documents acreditatius per tal de verificar-los.

  • Coincideix les targetes de temps amb la llista d'empleats. Hi ha un risc considerable que un empleat no entregui un full de temps de manera oportuna i, per tant, no se li pagui. Per evitar aquest problema, imprimiu una llista d'empleats actius al començament del processament de nòmines i marqueu els noms de la llista quan rebeu els fulls de temps.

  • Verificació de les hores extres. Fins i tot si no necessiteu que els supervisors aprovin les hores treballades pels empleats, almenys feu que els supervisors aprovin les hores extraordinàries treballades. Hi ha una prima de pagament associada a aquestes hores, de manera que el cost per a l’empresa és més elevat, així com la temptació dels empleats de reclamar-les.

  • Pagar l'aprovació del canvi. Penseu en la necessitat no només d’una firma d’aprovació per al canvi de sou d’un empleat, sinó de dues firmes: una pel supervisor de l’empleat i una altra pel següent nivell superior de supervisor. En fer-ho, es redueix el risc de connivència en l’alteració dels tipus de pagament.

Consulteu els controls de pagament

Quan pagueu als empleats amb xecs, calen diversos controls per mitigar els riscos de frau i diversos errors. Els controls clau són:

  • Actualitzeu les autoritzacions de signatura. Quan els signants de xecs abandonin l’empresa, traieu-los de la llista de signants de xecs autoritzats i reenvieu aquesta informació al banc. En cas contrari, encara podrien signar xecs d’empresa.

  • Xecs manuals als empleats. Sempre que sigui possible, els xecs manuals directament als empleats. En fer-ho, s’evita un tipus de frau en què un empleat de nòmines crea un xec per a un empleat fantasma i s’embutxaca el xec. Si aquest control és massa ineficient, considereu la possibilitat de distribuir els controls manualment de manera ocasional.

  • Bloquejar els sous no distribuïts. Si emeteu nòmines directament als empleats i algú no hi és present, tanca el xec en una ubicació segura. En cas contrari, aquest xec podria ser robat i cobrat.

  • Coincidir les adreces. Si l’empresa envia per correu xecs als seus empleats, feu coincidir les adreces dels xecs amb les adreces dels empleats. Si hi ha més d'un xec a la mateixa adreça, pot ser que un empleat de nòmines dirigeixi pagaments il·lícits per a empleats falsos a la seva adreça.

  • Compte corrent de nòmines. Haureu de pagar als empleats des d’un compte corrent separat i finançar-lo només en la quantitat dels xecs pagats. En fer-ho, s’evita que algú augmenti de manera fraudulenta l’import d’un xec de pagament existent o en creï un de completament nou, ja que els fons del compte no seran suficients per pagar el xec modificat.

És possible que trobeu que diversos controls es reforcen entre si, de manera que hi ha efectes superposats resultants de diversos controls. En aquests casos, és possible que pugueu eliminar alguns controls amb seguretat, sabent que altres controls encara mitigaran el risc de pèrdua.