Com publicar al llibre major
La publicació al llibre major implica el registre de transaccions comptables detallades al llibre major. Es tracta d’agregar transaccions financeres des d’on s’emmagatzemen en llibres comptables especialitzats i transferir la informació al llibre major. Inicialment, les transaccions que es completen en volum se solen registrar en un llibre major especialitzat, com ara el llibre major de vendes. Fer-ho evita que el llibre major no estigui inundat en els detalls de milers de transaccions. A continuació, la informació del llibre major s’agrega en un conjunt d’estats financers per a cada període d’informe.
La informació d’un dels llibres especials s’agrega a intervals regulars, moment en què es fa una entrada de nivell resum i es publica al llibre major. En un entorn de comptabilitat manual, l'agregació es pot produir a intervals fixos, com ara una vegada al dia o un cop al mes. Per exemple, si el llibre major era el llibre major de vendes, l’entrada comptabilitzada agregada podria incloure un dèbit al compte a cobrar i crèdits al compte de vendes i diversos comptes d’impostos de vendes. En publicar aquesta entrada al llibre major, es podria fer una notació al camp de descripció, indicant l'interval de dates al qual s'aplica l'entrada. Això és útil per proporcionar més claredat a un usuari del llibre major que podria estar investigant determinades transaccions.
En un entorn de comptabilitat informatitzat, la publicació al llibre major pot ser desapercebuda. El programari simplement ho fa a intervals regulars o us pregunta si voleu publicar i, a continuació, gestiona automàticament la publicació del llibre major subjacent. És possible que no aparegui cap transacció de publicació als informes generats pel sistema.
La publicació al llibre major no es produeix per a transaccions de menor volum, que ja es registren al llibre major. Per exemple, les compres d’immobilitzat poden ser tan poc freqüents que no cal que hi hagi un llibre major especialitzat per allotjar aquestes transaccions, de manera que es registren directament al llibre major.
Si algú vol investigar una transacció detallada, normalment comença amb un dels estats financers, es dedica al compte corresponent al llibre major i, a continuació, fa referència al llibre major especialitzat que conté informació detallada sobre la transacció en qüestió.
