Procediment de nòmines
El processament de la nòmina pot produir errors en diversos llocs, la qual cosa requereix un flux de procés detallat que també incorpori diversos controls. Aquest procediment es pot utilitzar per assegurar-se que la nòmina es gestiona de manera constant i repetitiva. El flux de procés real pot variar una mica dels passos que s’indiquen a continuació, ja que pot haver-hi diferències relacionades amb l’ús de solucions de processament de nòmines manuals, informatitzades o subcontractades. La versió més probable del procediment, que inclou responsabilitats i controls bàsics, és la següent:
Actualitza el fitxer mestre dels empleats. El secretari de nòmines rep notificacions de canvis en la informació dels empleats que afecten el processament de la nòmina, com ara retencions d’exempcions i canvis en la taxa de pagament. Actualitzeu el fitxer mestre dels empleats al programari de nòmines amb aquests canvis.
Estableix el període de pagament. Verifiqueu que el mòdul de nòmines estigui configurat per al període de pagament correcte.
Introduïu el temps treballat. Introduïu la quantitat d'hores normals i d'hores extraordinàries treballades per cada empleat al sistema de nòmines. Si l’empresa calcula manualment la nòmina, aquest pas i el següent no són necessaris. Si l’empresa utilitza rellotges de temps computaritzats per reunir la seva informació de cronometratge, la informació es pot transportar directament al programari de nòmines.
Introduïu pagaments manuals. Introduïu els imports de qualsevol nòmina manual que encara no s’hagi registrat al sistema de nòmines. Poden ser ajustos salarials de períodes anteriors o pagaments relacionats amb la contractació inicial o la baixa dels empleats.
Calculeu el pagament de la baixa. Calculeu manualment l'import que cal pagar a qualsevol empleat que hagi abandonat l'empresa, inclosos el seu temps de vacances no utilitzat i la indemnització per acomiadament. Normalment, això només implica aquells empleats que han abandonat l’empresa voluntàriament, ja que les baixes forçoses requereixen pagaments quasi immediats que normalment no queden fora del període normal de processament de nòmines.
Alterar deduccions. Introduïu qualsevol canvi a les deduccions estàndard del salari dels empleats, com ara per a assegurances mèdiques, embargaments i contribucions benèfiques.
Calculeu el sou. Feu que el programari processi tots els càlculs de pagament del període. Si l’empresa calcula manualment el pagament, utilitzeu les taules d’impostos proporcionades pels governs federals i estatals per determinar l’import adequat de les retencions fiscals.
Reviseu els informes. Si els càlculs de nòmines es subcontracten o utilitzen programari de nòmines, imprimiu els informes següents i reviseu les transaccions subjacents si hi ha errors. Torneu a processar la nòmina fins que es corregeixin aquests problemes.
Informe de deduccions negatives (pot indicar un error d’entrada de dades o frau)
Informe d'impostos negatius (pot indicar un error d'entrada de dades o frau)
Registre preliminar de nòmines (el document clau utilitzat per localitzar errors)
Llista ordenada dels salaris pagats (se centren en quantitats salarials excessivament altes o baixes per detectar les hores de treball potencialment inexactes o les taxes salarials)
Línia de tendència de la despesa en nòmines per departament (pot indicar que els salaris es cobren a un departament equivocat)
Emetre pagaments. Quan l’anàlisi dels informes no indiqui cap altre error, processeu els pagaments als empleats.
Informes de gestió d'emissions (opcional). Emetre a la direcció informes de nòmines relacionats amb la nòmina que s’acaba de completar. Exemples d’aquests informes són una línia de tendència de les hores extres per empleats i una línia de tendència de despeses de compensació per departament.
Feu una còpia de seguretat de les dades. Un cop finalitzada la nòmina, feu una còpia de seguretat de les dades relacionades amb ella. Si s’externalitza el processament de nòmines, el proveïdor s’encarrega de fer-ho. Si s’utilitza programari intern, arxiveu les dades. Si s’utilitza un sistema manual, poseu el registre de nòmines a l’emmagatzematge bloquejat.
Bloqueja el període. Bloqueja el període de pagament al mòdul de nòmines del període que acabes de completar, per evitar canvis no autoritzats. Això és essencialment el mateix que el pas 2; en bloquejar el període de pagament, passem al següent període de pagament.
Dipòsit d’impostos. Dipositeu els impostos sobre la nòmina i verifiqueu la seva transmissió al govern. Si l’empresa ha subcontractat el processament de la seva nòmina, aquest pas el gestiona el proveïdor.
Emmagatzemeu targetes de temps. Arxiveu les targetes horàries a prop del departament de nòmines. És molt possible que els empleats qüestionin la seva remuneració, en aquest cas les targetes horàries més recents haurien de ser fàcilment accessibles per revisar-les. Al cap d’un mes o dos, les targetes de temps es poden canviar a l’emmagatzematge a llarg termini.
Investigueu els errors. Si hi ha problemes de processament de nòmines, assegureu-vos que els empleats els trobaran. Investigueu tots els errors de transacció trobats i inicieu canvis per mitigar-ne la continuació. Això pot implicar l'alteració dels procediments o la imposició de nous controls.
