La diferència entre els sistemes d’inventari periòdic i perpetu
Els sistemes d’inventari periòdic i perpetu són diferents mètodes que s’utilitzen per fer un seguiment de la quantitat de mercaderies disponibles. El més sofisticat dels dos és el sistema perpetu, però requereix molt més manteniment de registres. El sistema periòdic es basa en un recompte físic ocasional de l'inventari per determinar el saldo final de l'inventari i el cost dels béns venuts, mentre que el sistema perpetu fa un seguiment continu dels saldos d'inventari. Hi ha una sèrie d’altres diferències entre els dos sistemes, que són les següents:
Comptes. Segons el sistema perpetu, hi ha actualitzacions contínues del llibre major o del llibre major a mesura que es produeixen transaccions relacionades amb aquest inventari. Per contra, segons un sistema d’inventari periòdic, no hi ha cap entrada de compte de mercaderies venudes en cap període durant un període comptable fins al moment en què hi hagi un recompte físic, que s’utilitza per obtenir el cost de les mercaderies venudes.
Sistemes informàtics. És impossible mantenir manualment els registres d’un sistema d’inventari perpetu, ja que hi pot haver milers de transaccions a nivell d’unitat en cada període comptable. Per contra, la senzillesa d’un sistema d’inventari periòdic permet l’ús del registre manual d’inventaris molt petits.
Cost dels bens venuts. Segons el sistema perpetu, hi ha actualitzacions contínues del compte de cost de mercaderies venudes a mesura que es realitza cada venda. Per contra, segons el sistema d’inventari periòdic, el cost de les mercaderies venudes es calcula en una suma global al final del període comptable, afegint les compres totals a l’inventari inicial i restant l’inventari final. En aquest darrer cas, això significa que pot ser difícil obtenir un cost precís dels béns venuts abans del final del període comptable.
Recompte de cicles. És impossible utilitzar el recompte de cicles sota un sistema d’inventari periòdic, ja que no hi ha manera d’obtenir recompte d’inventari precís en temps real (que s’utilitza com a base per al recompte de cicles).
Compres. Segons el sistema perpetu, les compres d’inventari es registren al compte d’inventari de matèries primeres o al compte de mercaderies (depenent de la naturalesa de la compra), mentre que també hi ha una entrada de recompte d’unitats al registre individual que es guarda per a cada article d’inventari. Per contra, sota un sistema d’inventari periòdic, totes les compres es registren en un compte d’actius de compres i no hi ha registres d’inventari individuals als quals es pugui afegir informació de recompte d’unitats.
Investigacions de transaccions. És gairebé impossible fer un seguiment dels registres comptables d’un sistema d’inventari periòdic per determinar per què es va produir un error de cap tipus relacionat amb l’inventari, ja que la informació s’agrega a un nivell molt alt. Per contra, aquestes investigacions són molt més fàcils en un sistema d'inventari perpetu, on totes les transaccions estan disponibles en detall a nivell d'unitat individual.
Aquesta llista deixa clar que el sistema d’inventari perpetu és molt superior al sistema d’inventari periòdic. El cas principal en què un sistema periòdic pot tenir sentit és quan la quantitat d’inventari és molt petita i es pot revisar visualment sense necessitat de registres d’inventari més detallats. El sistema periòdic també pot funcionar bé quan el personal del magatzem està poc format en els usos d’un sistema d’inventari perpetu, ja que, sense voler-ho, podria registrar incorrectament les transaccions d’inventari en un sistema perpetu.
