Separació de funcions

El concepte de separació de funcions prohibeix l’assignació de responsabilitats a una persona per a l’adquisició d’actius, la seva custòdia i el registre relacionat. Per exemple, una persona pot fer una comanda per comprar un actiu, però una altra persona ha de registrar la transacció als registres comptables. En separar els deures, és molt més difícil cometre fraus, ja que almenys dues persones han de treballar juntes per fer-ho, cosa que és molt menys probable que si una persona sigui responsable de tots els aspectes d’una transacció comptable.

Alguns exemples de la separació de funcions són:

  • Efectiu. Una persona obre sobres amb xecs i una altra registra els xecs al sistema comptable. D’aquesta manera es redueix el risc que els xecs s’eliminin de l’empresa i es dipositin al compte corrent d’una persona.

  • Comptes a cobrar. Una persona registra l’efectiu rebut dels clients i una altra crea notes de crèdit als clients. Això redueix el risc que un empleat desviï un pagament entrant d'un client i cobreixi el robatori amb un crèdit coincident al compte d'aquest client.

  • Inventari. Una persona encarrega mercaderies als proveïdors i una altra inicia la sessió als béns rebuts al sistema comptable. Això impedeix que la persona compradora desviï els productes entrants per al seu propi ús.

  • Nòmina. Una persona recopila la informació sobre la nòmina bruta i la nòmina d’una nòmina i una altra persona verifica els càlculs. Això evita que un empleat de nòmines augmenti artificialment la compensació d'alguns empleats o creï i pagui empleats falsos.

Un problema amb la separació de funcions és que és molt menys eficient i consumeix més temps que fer que una sola persona sigui responsable de tots els aspectes d’una transacció. Per tant, hauríeu d’examinar la compensació entre augmentar el nivell de control i reduir la quantitat d’eficiència a l’hora de decidir si s’implementarà la separació de funcions en algunes àrees. És molt possible que la millora del control no sigui suficient per compensar el reduït nivell d’eficiència.

Una idea equivocada sobre la separació de funcions és que redueix la quantitat d’errors comptables. Això només passa si hi ha una entrada de dades duplicada o si diverses persones es comproven el treball de cadascú. Aquest no és l'objectiu del concepte de separació de funcions, orientat a donar determinades tasques a una persona i altres a una altra persona; el concepte no està dissenyat per a la duplicació de tasques, de manera que és probable que no es redueixin els errors comptables .

Termes similars

La separació de funcions també es coneix com a segregació de funcions.