cdestem.com

Visió general dels comptes a cobrar

Els comptes a cobrar són els imports que els seus clients deuen a una empresa i estan formats per un nombre potencialment elevat d’imports facturats. Els comptes a cobrar constitueixen la font principal de fluxos d'efectiu entrants per a la majoria de les empreses, per la qual cosa hauríeu d'analitzar aquestes factures de manera agregada per determinar la salut dels fluxos d'efectiu subjacents. A continuació s’indiquen diverses tècniques d’anàlisi de comptes a cobrar.

Anàlisi de comptes a cobrar

Un dels mètodes més senzills per analitzar l’estat dels comptes a cobrar d’una empresa és imprimir un informe d’antiguitat dels comptes a cobrar, que és un informe estàndard de qualsevol paquet de programari de comptabilitat. Aquest informe divideix l'edat dels comptes a cobrar en diversos dipòsits, que de vegades podeu modificar dins del programari de comptabilitat perquè coincideixi amb els vostres termes de facturació. Els dipòsits de temps més habituals són de 0 a 30 dies, de 31 a 60 dies, de 61 a 90 dies i de més de 90 dies. Totes les factures que caiguin als dipòsits de temps que representin períodes superiors a 30 dies causen una sensació d'alarma creixent, sobretot si cauen al dipòsit de temps més antic. Hi ha diversos problemes que cal tenir en compte a l’hora d’analitzar en funció d’un informe d’envelliment, que són:

• Condicions de crèdit individuals. La direcció pot haver autoritzat condicions de crèdit inusualment llargues a clients específics, o potser només per a factures concretes. Si és així, pot semblar que aquests articles han quedat molt pendents de pagament quan, de fet, encara no s’han de pagar.

• Distància a la data de facturació. En moltes empreses, la majoria de totes les factures es facturen a finals de mes. Si publiqueu l’informe d’envelliment uns dies després, és probable que encara es mostrin els comptes pendents de cobrar de fa un mes pels quals està a punt d’arribar el pagament, així com l’import íntegre de tots els comptes a cobrar que s’acaben de facturar. En total, sembla que els comptes a cobrar estan en mal estat. Tanmateix, si executeu l'informe just abans de les activitats de facturació de final de mes, hi hauria molts menys comptes a cobrar a l'informe i pot semblar que hi hagi molt poc efectiu procedent de comptes a cobrar no cobrats.

• Mida del dipòsit de temps. Aproximadament hauríeu de fer coincidir la durada dels dipòsits de temps de l'informe amb els termes de crèdit de l'empresa. Per exemple, si les condicions de crèdit són de només deu dies i la primera vegada que el dipòsit abasta 30 dies, gairebé totes les factures semblaran estar actualitzades.

• Crèdits no aplicats. Pot haver-hi crèdits no aplicats a l'informe. Si és així, netegeu l'informe investigant amb quines factures s'haurien d'aplicar. En fer-ho, es pot reduir l’import dels deutes pendents que figuren a l’informe.

Una altra eina d’anàlisi de comptes a cobrar és la línia de tendència. Podeu representar el saldo pendent de cobrar dels comptes pendents de final de cada mes de l'any passat i utilitzar-lo per predir l'import dels comptes a cobrar que haurien de quedar pendents en un futur proper. Aquesta és una eina especialment valuosa quan les vendes són estacionals, ja que podeu aplicar variabilitat estacional a les estimacions dels nivells de vendes futures.

L'anàlisi de tendències també és útil per comparar el percentatge de deutes incobrables amb les vendes durant un període de temps. Si hi ha una forta tendència recurrent en aquest percentatge, és possible que la direcció vulgui actuar. Per exemple, si el percentatge de deutes incobrables augmenta, és possible que la direcció vulgui autoritzar condicions de crèdit més estrictes als clients. Per contra, si el percentatge de deute incorrecte és extremadament baix, la direcció pot optar per afluixar el crèdit per ampliar les vendes a clients una mica més arriscats. Aquesta és una eina especialment útil quan executeu l'anàlisi del percentatge de deutes incobrables per a clients individuals, ja que pot posar de manifest problemes que poden indicar la imminent fallida d'un client.

Hi ha diversos problemes que cal tenir en compte quan utilitzeu l'anàlisi de línies de tendència, que són:

• Canvi en la política de crèdit. Si la direcció ha autoritzat un canvi en la política de crèdit, això pot provocar canvis sobtats en els comptes a cobrar o nivells de deute incobrable.

• Canvi de productes o línies de negoci. Si una empresa afegeix o suprimeix la seva combinació de productes o línies de negoci, això pot provocar canvis profunds en la tendència dels comptes a cobrar.

• Canvi de les condicions comercials. Si l'economia està en declivi, pot haver-hi una tendència creixent de deutes incobrables molt per sobre de la mitjana històrica.

Un tercer tipus d’anàlisi de comptes a cobrar és l’anàlisi de ràtio. La proporció més utilitzada és el període de cobrament de comptes per cobrar, que revela el nombre de dies que una factura mitjana del client roman pendent abans de pagar-la. La fórmula és:

Comptes a cobrar mitjans ÷ (vendes anuals ÷ 365 dies)

Per exemple, si normalment hi ha 500.000 dòlars de comptes pendents de cobrar en qualsevol moment i les vendes anuals són de 3,65 milions de dòlars, el període de cobrament dels comptes a cobrar es calcula com:

Comptes per cobrar de 500.000 $ ÷ (3.650.000 $ de vendes anuals ÷ 365 dies)

= Període de recollida de 50 dies

A l'exemple, no podem saber si un període de cobrament de 50 dies és bo o dolent, ja que desconeixem la durada de les condicions de crèdit.

En resum, la millor manera d'analitzar els comptes a cobrar és utilitzar les tres tècniques que s'indiquen aquí. Podeu fer servir el període de cobrament de comptes per cobrar per tenir una idea general de la capacitat d’una empresa per cobrar els seus comptes per cobrar, afegir una anàlisi de l’informe d’envelliment per determinar exactament quines factures causen problemes de cobrament i, a continuació, afegir anàlisi de tendències per veure si aquests problemes han anat canviant amb el pas del temps.

Altres tipus d'anàlisi

Una anàlisi interessant relacionada amb els comptes a cobrar és una línia de tendència de la proporció de vendes de clients que es paguen en el moment de la venda, tenint en compte el tipus de pagament utilitzat. Els canvis en els procediments i polítiques de venda d’una empresa poden desplaçar les vendes cap als pagaments inicials o allunyar-los, cosa que té un impacte en l’import i les característiques dels comptes a cobrar.