Normes de dèbit i crèdit
Els dèbit i els crèdits són els costats oposats d’una entrada de diari comptable. S'utilitzen per canviar els saldos finals als comptes de llibres majors. Les regles que regulen l’ús de dèbits i crèdits en una entrada de diari són les següents:
Regla 1: tots els comptes que normalment contenen un saldo de dèbit augmentaran quan s’afegeixi un dèbit (columna esquerra) i es reduirà quan s’hi afegirà un crèdit (columna dreta). Els tipus de comptes als quals s'aplica aquesta regla són les despeses, els actius i els dividends.
Regla 2: tots els comptes que normalment continguin un saldo de crèdit augmentaran quan s’afegeixi un crèdit (columna dreta) i es reduirà quan s’afegeixi un dèbit (columna esquerra). Els tipus de comptes als quals s'aplica aquesta regla són els passius, els ingressos i el patrimoni net.
Regla 3: els comptes contra redueixen els saldos dels comptes amb els quals estan emparellats. Això significa que (per exemple) un compte contra vinculat amb un compte d’actiu es comporta com si es tractés d’un compte de passiu.
Regla 4: l'import total dels deutes ha de ser igual a l'import total dels crèdits d'una transacció. En cas contrari, es diu que una transacció és desequilibrada i els estats financers a partir dels quals es construeix una transacció seran intrínsecament incorrectes. Un paquet de programari de comptabilitat marcarà les entrades de diari que estiguin desequilibrades, de manera que no es podran introduir al sistema fins que no s'hagin corregit.
Seguint aquestes normes de dèbit i crèdit, se us assegurarà de fer entrades al llibre major que siguin tècnicament correctes, cosa que elimina el risc de tenir un saldo de prova desequilibrat. Tanmateix, només seguir les regles no garanteix que les entrades resultants siguin correctes en el fons, ja que també requereix un coneixement de com registrar les transaccions dins del marc comptable aplicable (com ara els principis de comptabilitat generalment acceptats o les normes internacionals d’informació financera).
