Balanç
La presa de valors és el recompte d’inventari en mà. Això significa identificar tots els articles disponibles, comptar-los i resumir aquestes quantitats per article. També pot haver-hi un pas de verificació, en què es comparen els resultats del recompte amb el recompte d’unitats d’inventari del sistema informàtic d’una empresa. L’examen de valors és un requisit habitual d’un sistema d’inventari periòdic i també es pot requerir com a part de l’auditoria anual de l’empresa. En resum, la presa de valors dóna lloc a un document de resum que conté una llista de les quantitats disponibles per a cada article d’inventari a partir d’un moment concret. Els passos procedimentals necessaris per fer-ho són:
Seleccioneu i formeu els equips de recompte quant a la manera de dur a terme els recompte i empleneu els tràmits associats.
Establir un temps de tall, després del qual no es permetrà més inventari a la zona de recepció al magatzem i no s’enviaran articles. És útil si no hi ha activitat de producció, recepció o enviament el dia del recompte.
Assigneu les àrees de responsabilitat del recompte al magatzem a cada equip de recompte.
Distribuïu una seqüència prenumerada d’etiquetes de recompte a cada equip i inicieu sessió als intervals de números distribuïts.
A cada equip de recompte, una persona identifica i compta l'inventari mentre una altra persona emplena l'etiqueta de recompte. L'etiqueta original es grava a l'inventari i l'equip conserva una còpia de seguretat.
Quan cada equip ha finalitzat el recompte, envia les etiquetes de recompte. L'administrador d'etiquetes de recompte comprova si falten etiquetes, cosa que pot requerir una cerca addicional per trobar-les. Normalment encara s’adjunten a les etiquetes gravades a l’inventari.
L’empleat de l’etiqueta de recompte resumeix les etiquetes de recompte en un full de càlcul que s’utilitza per crear totals de resum per a cada article d’inventari. Una alternativa és introduir la informació en una base de dades, cosa que permet fer un millor treball agregant els totals de resum.
El comptable de costos compara la informació resultant amb els saldos unitaris mantinguts al sistema d’inventari perpetu de l’empresa (suposant que en té). Si hi ha grans diferències respecte a la base de dades existent, un equip de recompte torna al magatzem per verificar els recompte originals.
Es tracta d’un procés que requereix molta mà d’obra i pot requerir un temps d’aturada significatiu dins del magatzem, de manera que les empreses solen evitar, en la mesura del possible, la presa d’estocs.
Una forma més freqüent de reconeixement s’anomena recompte de cicles, que es completa cada dia. Si una empresa utilitza el recompte de cicles, el personal del magatzem compta l'inventari en una petita porció del magatzem i fa coincidir la seva informació de recompte amb els registres del sistema informàtic. Si hi ha errors, el personal del magatzem els corregeix i també investiga els motius subjacents pels quals es van produir els errors. Un programa de recompte de cicles actius, com a mínim, millorarà el nivell de precisió dels registres d’inventari i, fins i tot, pot fer innecessari realitzar un recompte d’inventaris físics de final de mes.
