Plantilla de llibre major

Un llibre major és un fitxer format pels comptes que s’utilitzen per registrar les transaccions comercials d’una organització. El llibre major té una plantilla definida específicament, que s’utilitza per organitzar la infinitat de transaccions que es poden emmagatzemar al fitxer. La plantilla pot variar una mica segons el paquet de programari de comptabilitat, però normalment inclou els camps següents:

  • Número de compte. Aquest és el designador principal d’un compte. Hi ha una sèrie de possibles configuracions de números de compte, com ara dos dígits per a un codi d'empresa, dos dígits més per a un codi de departament dins de cada empresa i tres dígits més per a un element específic d'actiu, passiu, patrimoni net, ingressos o despeses de cadascun. departament.

  • Nom del compte. Aquest és el nom de cada compte. Normalment es configura en un fitxer separat i apareix automàticament al llibre major quan s’introdueix un número de compte.

  • Dèbit. Aquest és el camp on es fa la part de dèbit d’una entrada.

  • Crèdit. Aquest és el camp on es fa la part de crèdit d'una entrada.

  • Número de transacció. S'introdueix un número de transacció com a part de cada transacció, possiblement també amb un identificador que descrigui el tipus d'activitat que s'està registrant. Per exemple, un número de transacció d'entrada de diari pot anar precedit de "JE" mentre que un rebut d'efectiu introduït mitjançant el sistema de rebuts d'efectiu pot anar precedit de "CR".

  • Totals. Hi ha una fila de totals a la part inferior de cada detall del compte, on s’indica el total de dèbit i el total del crèdit a partir de la data del llibre major. També hi pot haver un total corrent calculat a la dreta dels altres camps del llibre major, indicant el saldo final del compte a partir de cada transacció.

La majoria de llibres majors també permeten l'entrada de informació pressupostària. Aquesta informació es pot emmagatzemar en un fitxer separat i només apareix als estats financers quan els estats utilitzen un format pressupostari o real.