cdestem.com

Quan un empleat vol comprar alguna cosa, l’enfocament tradicional és omplir un formulari de sol·licitud de compra i enviar-lo al departament de compres. El personal comprador investiga on pot obtenir l’article sol·licitat al preu més baix i, a continuació, emet una comanda de compra al client seleccionat. Un cop el proveïdor lliura la mercaderia i emet una factura, el personal a pagar de la companyia ha de fer coincidir la factura amb l’ordre de compra inicial i l’evidència de recepció i, a continuació, emet un pagament. Aquest procés és extremadament pesat, cosa que es pot evitar mitjançant l’ús d’un catàleg electrònic de compres.

Quan els empleats tenen accés a un catàleg de compres en línia, poden visualitzar una llista estandarditzada de productes que el personal comprador ha revisat i aprovat per endavant i fer comandes a través del sistema. A continuació, el sistema crea una comanda de compra electrònica i la reenvia al proveïdor indicat, juntament amb una autorització de compra de manta prèviament aprovada. Un cop el proveïdor remet la mercaderia sol·licitada a l’empresa, el personal receptor rep la comanda en una estació de treball i comprova que l’article ordenat s’ha complert. A continuació, el sistema marca els comptes a pagar del personal per pagar al proveïdor.

Mitjançant l’ús d’un catàleg de compres en línia, s’obtenen els avantatges següents:

• Paperers. S’eliminen tots els documents utilitzats internament per sol·licitar, demanar i pagar les compres.
• Compres concentrades. La majoria de les compres es redirigeixen a un nombre reduït de proveïdors preseleccionats, cosa que significa que l’empresa pot optar a descomptes per volum.

Tanmateix, és possible que calgui una mica de programació del sistema per establir compres en línia i que s’hagin d’establir amb antelació les comandes de compra generals, cosa que fa que aquesta sigui una solució menys rendible per a les empreses més petites. A més, funciona millor per a compres incidentals, en lloc de per a l'adquisició de matèries primeres, que poden requerir un sistema de gestió de materials més detallat.