Com es prepara un balanç de prova
El primer pas del procés de creació d'estats financers és preparar un saldo de prova. Es prepara un saldo de prova al final de cada període d’informe. Això es fa per agregar informació comptable per incloure-la als estats financers. Per preparar un saldo de prova, seguiu aquests passos:
Creeu un full de càlcul de vuit columnes, amb capçaleres de columna per al número de compte, el nom del compte, el total de dèbit i el total del crèdit. Aquests cobreixen les entrades inicials al full de càlcul. Afegirem els títols de columna restants més endavant.
Per a cada compte de llibre major, resumeix el saldo del compte de manera que hi hagi un saldo de compte final que sigui un dèbit o un crèdit.
A partir del primer compte del llibre major, transfereu el número de compte i el nom del compte al full de càlcul del saldo de prova. Si el saldo final del compte és un dèbit, introduïu aquest import a la columna de dèbit del compte. si el saldo final és un crèdit, introduïu aquest import a la columna de crèdit d'aquest compte.
Sumeu els imports a la columna de dèbit i sumeu els imports a la columna de crèdit. Els totals haurien de coincidir. Si no, el saldo del compte no es va transferir al saldo de prova, o bé es va reportar de manera incorrecta o bé el llibre major no és correcte. Solucioneu aquests problemes abans de continuar.
Afegiu títols a la cinquena i la sisena columnes del full de treball, que serveixen per ajustar els dèbits i ajustar els crèdits. Utilitzeu aquestes columnes per introduir qualsevol entrada d’ajust. Aquests ajustos solen ser per a les entrades de meritació per diferir o accelerar el reconeixement de les despeses.
Afegiu títols a la setena i vuitena columnes del full de treball, que corresponen als totals finals de dèbit i als totals finals de crèdit. Les entrades d’aquesta columna són els dèbits i crèdits originals, més o menys les entrades d’ajust.
Sumeu els imports a la columna de dèbit final i sumeu els imports a la columna de crèdit final. Els totals haurien de coincidir. Si no, el saldo del compte ajustat no es va reportar correctament. Solucioneu aquests problemes abans de continuar.
El saldo de prova ja està a punt per utilitzar-se en la preparació d'estats financers. És molt possible que els estats financers preliminars que es deriven d’aquest saldo de prova requereixin més ajustos, en aquest cas es realitzaran canvis addicionals a les columnes d’entrada ajustables i es crearan nous estats financers.
No cal un saldo de prova en un sistema de comptabilitat informatitzat, ja que el programari prepara automàticament els estats financers a partir de la informació del llibre major; no hi ha cap pas intermedi per preparar també un balanç de prova.
