Consulteu els pagaments per fax
Pot ser extremadament difícil extreure un xec d’un client, especialment si el venedor vol un lliurament immediat que li costarà un càrrec d’entrega d’un dia per l’altre. Una alternativa és que el client envia per fax o per correu electrònic una imatge escanejada d’un xec completat i signat al venedor i, a continuació, seguiu aquests passos:
- Obteniu el programari d’impressió de comprovació, disponible a moltes empreses (cerqueu “comprovar per fax” en un motor de cerca d’Internet).
- Introduïu la informació del xec al programari.
- Imprimiu el xec amb paper de seguretat de xecs, que es pot obtenir a una botiga de subministraments d’oficina local. Utilitzeu tinta d’impressora estàndard, no la tinta especial de reconeixement de caràcters de tinta magnètica (MICR) que fan servir els bancs. El programari d'impressió de comprovació inclourà el text següent en lloc de la línia de signatura:
SIGNATURA NO REQUERIDA
El beneficiari es mantindrà inofensiu pel pagament d’aquest document
El banc del beneficiari garanteix l’absència d’endors.
- Dipositeu el xec al banc de l’empresa. Això pot requerir un processament manual per part d’un caixer bancari, ja que els escàners del banc no detectaran cap codificació MICR al xec.
- Conserveu una còpia del xec enviat per correu electrònic o per fax, com a prova que el client va autoritzar el pagament.
Una alternativa és obtenir la informació necessària per fer un pagament per xec per telèfon, però en fer-ho no es demostra que el client hagi acceptat fer el pagament. A més, és més fàcil cometre un error en escriure la informació obtinguda per telèfon. En conseqüència, no es recomana aquest enfocament.
Una altra opció és enviar al client un formulari per omplir que inclogui tota la informació que normalment es troba en un xec, així com una línia de signatura autoritzadora. Això hauria d'anar acompanyat d'un xec anul·lat, de manera que el venedor pugui fer referència a un número de xec.
El resultat final d’aquest procés és l’eliminació completa del correu flotant del procés de recollida. Aquest enfocament consumeix molt de temps, però no suposa cap cost per al client, que pot trobar una alternativa atractiva en comparació amb el pagament d’un lliurament d’un dia per l’altre.
Si opteu per utilitzar aquest enfocament per recaptar fons, assegureu-vos de documentar completament els passos realitzats, així com l’autorització donada pel client, per tal de disposar de proves si el client contesta el pagament.
