Pressupost flexible

Visió general del pressupost flexible

Un pressupost flexible s’adapta als canvis en els nivells d’ingressos reals. Els ingressos reals o altres mesures d’activitat s’introdueixen al pressupost flexible un cop s’hagi completat un període comptable i genera un pressupost específic per a les aportacions. A continuació, es compara el pressupost amb les despeses reals a efectes de control. Els passos necessaris per construir un pressupost flexible són:

  1. Identifiqueu tots els costos fixos i segregueu-los en el model pressupostari.

  2. Determineu fins a quin punt canvien tots els costos variables a mesura que canvien les mesures de l’activitat.

  3. Creeu el model pressupostari, on els costos fixos estiguin "codificats de manera dura" en el model i els costos variables s'indiquin com a percentatge de les mesures d'activitat rellevants o com a cost per unitat de mesura d'activitat.

  4. Introduïu les mesures reals de l'activitat al model després que s'hagi completat un període comptable. Això actualitza els costos variables del pressupost flexible.

  5. Introduïu el pressupost flexible resultant per al període completat al sistema comptable per comparar-lo amb les despeses reals.

Aquest enfocament varia del pressupost estàtic més comú, que no conté més que quantitats fixes que no varien amb els nivells reals d’ingressos. Els informes pressupostaris versus reals amb un pressupost flexible tendeixen a produir variacions molt més rellevants que les generades per un pressupost estàtic, ja que tant les despeses pressupostades com les reals es basen en la mateixa mesura d’activitat. Això vol dir que les variacions probablement seran menors que en un pressupost estàtic i que també seran molt útils.

Es pot crear un pressupost flexible que abasti el nivell de sofisticació. Aquí hi ha diverses variacions del concepte:

  • Pressupost flexible bàsic. En la seva forma més senzilla, el pressupost flexible modifica les despeses que varien directament amb els ingressos. Normalment, hi ha un percentatge incorporat al model que es multiplica pels ingressos reals per arribar a quines despeses haurien d’estar al nivell d’ingressos establert. En el cas del cost de les mercaderies venudes, es pot utilitzar un cost per unitat en lloc d’un percentatge de vendes.

  • Pressupost flexible intermedi. Algunes despeses varien amb altres mesures d’activitat diferents dels ingressos. Per exemple, les despeses telefòniques poden variar amb els canvis en la plantilla. Si és així, es poden integrar aquestes altres mesures d’activitat en el model de pressupost flexible.

  • Pressupost flexible avançat. Les despeses només poden variar dins de determinats rangs d’ingressos o altres activitats; fora d'aquests rangs, es pot aplicar una proporció diferent de les despeses. Un pressupost flexible sofisticat canviarà les proporcions d’aquestes despeses si les mesures en què es basen superen els seus límits objectius.

En resum, un pressupost flexible proporciona a l’empresa una eina per comparar el rendiment real amb el pressupostat en molts nivells d’activitat.

Avantatges del pressupost flexible

El pressupost flexible és un concepte atractiu. Aquí hi ha diversos avantatges:

  • Ús en entorn de cost variable. El pressupost flexible és especialment útil en empreses on els costos estan estretament alineats amb el nivell d’activitat empresarial, com ara un entorn minorista on la despesa general es pot separar i tractar com un cost fix, mentre que el cost de la mercaderia està directament relacionat amb els ingressos.

  • Mesurament del rendiment. Atès que el pressupost flexible es reestructura en funció dels nivells d’activitat, és una bona eina per avaluar el rendiment dels gestors; el pressupost s’ha d’alinear estretament amb les expectatives de qualsevol nivell d’activitat.

  • Eficiència pressupostària. Es pot utilitzar un pressupost flexible per actualitzar més fàcilment un pressupost per al qual encara no s’han finalitzat les xifres d’ingressos o d’altres activitats. Segons aquest enfocament, els gestors donen el seu vistiplau a totes les despeses fixes, així com a les despeses variables en proporció d’ingressos o altres mesures d’activitat. A continuació, el personal pressupostari completa la resta del pressupost, que passa per les fórmules del pressupost flexible i altera automàticament els nivells de despesa.

Aquests punts converteixen el pressupost flexible en un model atractiu per a l'usuari de pressupost avançat. Tanmateix, abans de decidir canviar al pressupost flexible, tingueu en compte els següents problemes compensatoris.

Inconvenients d'un pressupost flexible

Al principi, el pressupost flexible sembla ser una manera excel·lent de resoldre moltes de les dificultats inherents a un pressupost estàtic. No obstant això, també hi ha una sèrie de problemes greus que abordem en els punts següents:

  • Formulació. Tot i que el pressupost flexible és una bona eina, pot ser difícil de formular i administrar. Un problema amb la seva formulació és que molts costos no són completament variables, sinó que tenen un component de cost fix que s’ha de calcular i incloure a la fórmula del pressupost. A més, es pot dedicar molt de temps a desenvolupar fórmules de costos, que és més temps del que disposa el personal de pressupostos típic en ple procés de pressupost.

  • Retard de tancament. No es pot carregar prèviament un pressupost flexible al programari de comptabilitat per comparar-lo amb els estats financers. En lloc d'això, el comptable ha d'esperar fins que s'hagi completat el període d'informes financers, després introduir ingressos i altres mesures d'activitat al model pressupostari, extreure'n els resultats i carregar-los al programari de comptabilitat. Només aleshores és possible emetre estats financers que continguin informació sobre el pressupost i la real, cosa que retarda l'emissió d'estats financers.

  • Comparació d’ingressos. En un pressupost flexible, no hi ha cap comparació entre els ingressos pressupostats i els reals, ja que els dos números són els mateixos. El model està dissenyat per fer coincidir les despeses reals amb les despeses esperades, no per comparar els nivells d’ingressos. No hi ha manera de ressaltar si els ingressos reals estan per sobre o per sota de les expectatives.

  • Aplicabilitat. Algunes empreses tenen tan pocs costos variables de cap mena que no serveix de res construir un pressupost flexible. En canvi, tenen una gran quantitat de despeses fixes que no varien en resposta a cap tipus d’activitat. Per exemple, penseu en una botiga web que descarregui programari als seus clients; es requereix una certa despesa per mantenir el magatzem i, bàsicament, no hi ha cap cost de mercaderies venudes, a part de les comissions de la targeta de crèdit. En aquesta situació, no té sentit construir un pressupost flexible, ja que no variarà d’un pressupost estàtic.

En resum, un pressupost flexible requereix temps addicional per construir, retarda l’emissió d’estats financers, no mesura les diferències d’ingressos i pot ser que no sigui aplicable en determinats models pressupostaris. Es tracta de problemes greus que tendeixen a restringir-ne l’ús.