Què és la comptabilitat?
La comptabilitat és el registre sistemàtic de les transaccions financeres d’una empresa. El procés de registre inclou la configuració d’un sistema de manteniment de registres, el seguiment de les transaccions dins d’aquest sistema i l’agregació de la informació resultant en un conjunt d’informes financers. Aquests tres aspectes de la comptabilitat es desglossen amb més detall de la següent manera:
Sistema de manteniment de registres. El sistema de manteniment de registres per a la comptabilitat requereix l’ús d’un conjunt estàndard de polítiques i procediments comptables, així com de formularis normalitzats. Els procediments haurien d'incorporar controls dissenyats per garantir que els actius s'utilitzin tal com es pretén. El sistema de manteniment de registres es construeix habitualment al voltant d’un paquet de programari de comptabilitat disponible al mercat. És probable que el sistema general s’hagi de dissenyar al voltant del programari per garantir que totes les funcions del programari s’utilitzin completament.
Seguiment de transaccions. Cal un procediment separat per recopilar informació sobre cada tipus de transacció comercial. Per exemple, es necessiten sistemes separats per processar les comandes dels clients, facturar els clients i recollir diners en efectiu dels clients. El seguiment de transaccions ocupa la major part del temps del comptable.
Informes financers. Diversos marcs comptables, sobretot els GAAP i les NIIF, exigeixen una manera específica en què les transaccions comercials han de ser tractades als registres comptables i agregades als estats financers. El resultat és un compte de pèrdues i guanys, un balanç, un estat de fluxos d’efectiu i una informació complementària que descriu els resultats d’un període d’informació i la posició financera de l’entitat informant al final d’aquest període.
En resum, el significat de la comptabilitat cobreix una àmplia gamma d’activitats, però es pot agregar en un sistema de recopilació de dades, la recopilació contínua de dades en aquest sistema i la notificació de la informació d’aquest sistema.
El significat de la comptabilitat es pot ampliar erròniament per incloure auditories internes i externes. L’auditoria interna implica la prova de sistemes per veure si funcionen tal com es pretén i, per tant, queda fora de la definició tradicional de comptabilitat. L’auditoria externa implica l’examen dels registres comptables per veure si l’auditor pot acreditar la justícia de la informació presentada en els estats financers; novament, aquesta tasca queda fora de la definició tradicional de comptabilitat.
