Definició de compte de despeses
El concepte de compte de despeses té dos significats diferents. Una implica despeses de viatge i entreteniment i l’altra és un concepte més general que identifica un tipus de compte. Totes dues definicions s’anoten a continuació.
El compte de despeses de T&E
Un compte de despeses fa referència als fons pagats a un empleat, que després s’utilitzen per a despeses de viatge i entreteniment. Els fons del compte de despeses es poden pagar amb antelació al moment en què es gasten realment en l’empresa, en aquest cas els fons es denominen com a avançament. Com a alternativa, els fons es poden pagar en resposta a la presentació d’un informe de despeses per part d’un empleat, en aquest cas els fons es denominen reemborsament. Un avançament es registra inicialment com a actiu corrent, mentre que el reemborsament es registra immediatament com a despesa a mesura que es produeix. Quan un empleat presenta proves de com s’ha utilitzat un avançament, l’actiu corrent es reconeix com a despesa.
L’import dels pagaments en efectiu associats a un compte de despeses tendeix a ser més gran quan es vincula a un empleat que opera independentment de les operacions internes d’una empresa, del qual el millor exemple és el venedor. Aquestes persones necessiten finançament suficient per viatjar més del que és habitual per a altres empleats.
Es pot abusar del concepte del compte de despeses, ja sigui gastant més fons dels que requeriria una persona prudent, o bé rebent bestretes i no utilitzant l’efectiu en nom de l’empresa. En conseqüència, moltes empreses imposen estrictes controls sobre l’ús dels comptes de despeses, inclòs l’ús d’informes de despeses, polítiques de viatges, auditories de pagaments realitzats i revisions en curs del saldo pendent al compte d’actius anticipats.
El tipus de compte de despeses
La major part de tots els comptes que s’utilitzen al llibre major són comptes de despeses. Es tracta d’un tipus de compte temporal en el qual s’emmagatzemen totes les despeses ocasionades per una entitat durant un període comptable. Per tant, pot haver-hi comptes de despeses de comissions bancàries, el cost dels béns venuts, els serveis públics, etc. Aquests comptes es consideren temporals, ja que es redueixen a zero al final de l'exercici, per deixar lloc a la inscripció d'un nou conjunt de despeses el proper exercici.
