Tipus de programari de comptabilitat
El programari de comptabilitat s’utilitza per recopilar informació sobre la viabilitat financera d’un negoci i informar-ne. Aquest programari és fonamental per a l’administració adequada d’una organització. Abans de decidir quin paquet de programari utilitzar, és important entendre els diferents tipus de programari de comptabilitat i en quines circumstàncies s’hauria d’utilitzar cadascun. A la llista següent es detallen les classificacions generals del programari de comptabilitat:
Fulls de càlcul. Es pot executar una empresa molt petita només mitjançant un full de càlcul electrònic per al seu programari de comptabilitat. El programari de fulls de càlcul és econòmic i el sistema es pot configurar de qualsevol manera. No obstant això, els fulls de càlcul són propensos a produir-se errors, ja que la informació pot introduir-se en un lloc equivocat, incorrectament o no introduir-se, cosa que resulta en estats financers inexactes. En conseqüència, els fulls de càlcul solen ser utilitzats només per organitzacions que tenen un volum de transaccions molt baix.
Programari disponible comercialment. El programari comercial a la venda (COTS) és el programari de comptabilitat predominant que s’utilitza a tot el món. Es pot configurar moderadament a les necessitats d’un negoci, conté diverses capes de detecció d’errors per evitar l’entrada d’informació incorrecta i produeix informes estàndard que normalment es poden configurar segons les necessitats de l’usuari. Hi ha paquets COTS específics per a determinades indústries, amb funcions addicionals per atendre les necessitats dels seus mercats objectiu. El programari COTS pot requerir els serveis d’assessors per instal·lar-lo i pot requerir un llarg procés d’instal·lació, així com personal del lloc per mantenir el programari. Una variació d’aquest concepte és el programari de comptabilitat disponible com a servei en línia, que requereix que els usuaris iniciïn sessió al lloc del proveïdor per accedir al programari. Aquest darrer enfocament requereix el pagament d'una quota per usuari cada mes, en lloc d'una compra anticipada del programari.
Programari de planificació de recursos empresarials (ERP). El programari ERP integra informació de totes les parts d’una empresa en una única base de dades. Aquest enfocament elimina els problemes associats a tenir programari independent específic per a departaments que no comparteix informació. Tanmateix, també és molt costós i pot requerir més d’un any per instal·lar-lo. Aquest programari sol ser necessari només per a les organitzacions més grans i complexes.
Programari de comptabilitat personalitzat. Aquest programari està desenvolupat a mida per a una organització. Normalment, aquest enfocament només es pren quan les necessitats d'una entitat són tan específiques que no poden ser satisfetes per un paquet COTS o ERP. Tanmateix, aquest enfocament poques vegades es pren, ja que el programari personalitzat sol tenir problemes i requereix més manteniment que els paquets disponibles al comerç.
