El sistema de caixa petita
Un sistema d’efectiu petit és un conjunt de polítiques, procediments, controls i formes que una empresa utilitza per distribuir diners en efectiu per a diverses necessitats diverses, com ara subministraments i serveis d’oficina. El procés bàsic per configurar un sistema d’efectiu petit és:
Ubicació. Decidiu les ubicacions on s’instal·laran fons d’efectiu petit. N’hi pot haver un únic per a tota l’empresa, o potser un per edifici o departament.
Finançament. Decidiu la mida del fons d'efectiu petit a cada ubicació. Normalment oscil·la entre els 100 i els 500 dòlars. Atès l’elevat risc de robatori d’efectiu petit, en general és millor no crear fons d’efectiu petit excessivament grans, tot i que els més petits s’han de reposar amb més freqüència.
Custodi. Nomenar guardians de diners en metàl·lic. Normalment es tracta de personal administratiu que es troba in situ la major part del dia i que té les habilitats suficients per a mantenir la quantitat necessària de registre amb un alt grau de precisió.
Caixes. Configureu caixes d’efectiu petit tancat o calaixos d’escriptori tancats, inclòs un subministrament de vals d’efectiu petit. Pot ser necessari crear una alarma que sonarà si s’accedeix de manera incorrecta a una caixa o calaix.
Vals. Compra un conjunt de vals d’efectiu petit en una botiga de material d’oficina. No cal crear un formulari personalitzat.
Fons caixes menuts. Desplaceu la quantitat designada d’efectiu a cada caixa petit i registreu la transferència al llibre major com a moviment d’efectiu a un compte de caixa petit separat.
Formació. Entreneu els custòdics de l’efectiu petit sobre com avaluar les sol·licituds d’efectiu petit, com emplenar vals a canvi de pagaments en efectiu i quan se sol·licita un reemplaçament en efectiu quan els nivells d’efectiu són baixos.
Conciliació. Promulgueu un procediment pel qual una persona comptable examini periòdicament la quantitat d’efectiu i rebuts de cada caixa petita per veure si el total coincideix amb la quantitat original de finançament establerta per a la caixa i per conciliar qualsevol variació.
Reposició i enregistrament. Promulgueu un procediment pel qual el caixer reposa la quantitat d’efectiu de cada caixa d’efectiu petit, tal com ho demanen els custòdics d’efectiu petit. Això també implica resumir i registrar totes les despeses al llibre major.
El sistema d’efectiu petit ha d’incorporar un nombre suficient de controls per mitigar els riscos de robatori d’efectiu petit o que s’atorgarà per a sol·licituds de reemborsament inadequades o que les despeses d’efectiu petit es registrin de manera incorrecta. Periòdicament, haureu de revisar els problemes de control sorgits per veure si s’ha d’ajustar el sistema de controls per reduir el risc de pèrdua.
El sistema d’efectiu petit s’ha substituït en moltes empreses per targetes de contractació, que són targetes de crèdit controlades per l’empresa. Les targetes de contractació tenen l’avantatge singular d’eliminar diners fàcilment accessibles de les instal·lacions de la companyia. Una altra alternativa és que els empleats adquireixin articles amb els seus propis fons i, a continuació, els reembossin amb els informes de despeses. Si s'utilitza aquesta última opció, animeu els empleats a presentar informes de despeses amb freqüència, de manera que no financin les despeses de l'empresa durant molt de temps. Això també significa que els informes de despeses enviats s'han de processar el més ràpidament possible.
