Tipus de frau de nòmines

El frau de nòmines és el robatori d’efectiu a una empresa mitjançant el sistema de processament de nòmines. Hi ha diverses maneres en què els empleats poden cometre fraus en la nòmina. Ells són:

  • Avanços no retornats. El tipus de frau més passiu és quan un empleat sol·licita un avançament de la seva paga i després mai no la torna. Funciona millor quan el personal comptable no registra els avenços com a actius (en lloc de carregar-los directament a despesa), o no controla mai l’amortització. Per tant, l’impagament d’avanços requereix la inactivitat del destinatari i un registre i un seguiment inadequats de les transaccions per part del personal comptable. Un procediment mensual per revisar els avenços eliminarà aquest problema.

  • Cop de puny. Un empleat es fixa amb els seus companys per fer-los passar les hores al rellotge de l’empresa mentre es pren el dia lliure. Les revisions supervisores i l'amenaça de rescissió són les millors maneres d'evitar aquest risc. Una alternativa més cara és utilitzar rellotges de temps biomètrics, que identifiquin de manera única a cada persona que accedeix al sistema de manteniment del temps.

  • Empleats fantasma. El personal de la nòmina crea un empleat fals en els registres de nòmines o prorroga la paga d’un empleat que acaba d’abandonar l’empresa i modifica el registre de pagaments de manera que se’ls faci el pagament del dipòsit directe o la nòmina. Això funciona millor a les grans empreses on els supervisors tenen personal molt gran i, per tant, no fan un seguiment suficient de la compensació. També funciona bé quan un supervisor ha abandonat l’empresa i encara no ha estat substituït, de manera que es poden inserir empleats fantasma als seus departaments fins que es nomeni un nou supervisor. Cal una auditoria periòdica dels registres de nòmines per detectar empleats fantasma. Una altra manera d’identificar un empleat fantasma és quan no hi ha deduccions d’un sou, ja que l’autor vol rebre la quantitat màxima d’efectiu.

  • Desviació del sou. Els empleats podrien cobrar el sou d’un altre empleat absent i després cobrar el xec per si mateixos. Això es pot evitar fent que el pagador mantingui tots els xecs no reclamats en una caixa forta tancada i exigint que tothom que rebi un sou demostri que identifica amb un permís de conduir o algun document similar.

  • Alteració del tipus de pagament. Els empleats col·laboren amb l’empleat de nòmines per augmentar l’import de la seva paga per hora en el sistema de nòmines. Un empleat més intel·ligent retornarà la taxa de pagament al seu nivell original després de cometre aquest frau durant uns pocs períodes de pagament, de manera que el problema sigui menys fàcil de detectar. Això es pot detectar fent coincidir els documents d’autorització de la taxa de pagament amb el registre de nòmines.

  • Horari no autoritzat. Potser el tipus més freqüent de frau en la nòmina és el farciment de fulls de temps per part dels empleats, normalment en increments prou petits com per evitar l’avís dels supervisors. Aquest és un problema particular quan se sap que els supervisors només fan revisions superficials dels fulls de temps. El millor control sobre aquest tipus de frau és la revisió supervisora.

En resum, hi ha moltes maneres en què es pot ampliar de forma fraudulenta l'import de la nòmina pagada. Això és difícil de detectar quan les quantitats implicades són petites, de manera que heu de tenir en compte el cost de les activitats de prevenció en relació amb la quantitat d'estalvis que es generaran.