Informe de vellesa dels comptes a pagar

L’informe d’envelliment dels comptes a pagar classifica els deutors als proveïdors en funció dels dipòsits de temps. Normalment, l'informe es configura amb dipòsits de temps de 30 dies, de manera que cada columna successiva de l'informe llista les factures dels proveïdors que són:

  • De 0 a 30 dies

  • De 31 a 60 dies

  • De 61 a 90 dies

  • Més de 90 dies

L’objectiu de l’informe és proporcionar a l’usuari una ajuda visual per determinar quines factures estan pendents de pagament. Tot i això, un defecte clau d’aquest informe és que assumeix que totes les factures s’han de pagar en 30 dies. En realitat, és possible que algunes factures s’hagin de vèncer a la recepció, en 60 dies, o gairebé a qualsevol lloc intermedi. En conseqüència, és possible que una factura que figura a l’informe d’envelliment com a actualment hagi estat vencida per al pagament, mentre que una factura que apareix al dipòsit de temps de 31 a 60 dies potser encara no s’hagi de pagar.

Per tal que l’informe sigui efectiu, s’ha de netejar periòdicament, de manera que s’eliminin de l’informe els dèbits i els crèdits erronis. En cas contrari, tendeix a desordenar-se amb el pas del temps i, per tant, a ser més difícil de llegir.

Tenint en compte els problemes que es detallen aquí, una millor solució és utilitzar un informe generat pel sistema de comptabilitat, que només enumera aquelles factures dels proveïdors que estan pendents de pagament o que estan pendents de pagament, segons les dates de facturació i les condicions de pagament del proveïdor.

De vegades, els informes externs de l’empresa els fan servir els auditors externs d’una empresa com a llista de deutes pendents de finalitzar el període que s’està auditant. Tanmateix, aquest informe només els és útil si el seu total coincideix amb el saldo final dels comptes a pagar del llibre major.