Targetes fantasma
Problemes amb les targetes de contractació de l’empresa
Moltes organitzacions permeten als seus empleats utilitzar targetes de crèdit personals per comprar béns i serveis per compte de l'empresa, per la qual cosa se'ls reemborsarà. Aquest enfocament presenta un risc per als empleats, ja que l’empresa pot optar per no reemborsar-los, o bé si una crisi d’efectiu pot endarrerir el reemborsament. Un nivell més alt de sofisticació que evita aquest problema és emetre targetes de contractació de l'empresa a alguns empleats, cosa que els permet fer certs tipus de compres que pagarà directament l'empresa.
Si es permet qualsevol d'aquests mètodes de compra, els empleats poden comprar gairebé qualsevol cosa a qualsevol persona, cosa que pot evitar les regles de compra de l'empresa per tractar amb una llista curta de proveïdors preferits. A més, les targetes d'adquisició normalment només es distribueixen a un petit grup d'individus, cosa que deixa a la resta sense un mètode de compra fiable per a articles més petits, que no sigui el reembossament de l'empresa.
La targeta fantasma
Una tercera opció de compra que evita els problemes que presenten les dues primeres opcions és la targeta fantasma. Una targeta fantasma és simplement un número de targeta de crèdit específic per a cada departament de l’empresa, per a qualsevol ús d’aquest departament. Les compres realitzades en cadascuna d’aquestes targetes es tornen a carregar al departament al qual s’ha emès la targeta.
El concepte de targeta fantasma facilita l’assignació del cost dels articles comprats a departaments específics, alhora que dóna accés a més empleats a aquesta opció de compra. Aquest enfocament també accelera el ritme al qual l’empresa es fa conscient de les compres dels empleats; de vegades les despeses enviades per a la devolució no es reenvien als comptes a pagar durant mesos.
Fins i tot es pot emetre una targeta fantasma a proveïdors seleccionats. Aquests proveïdors simplement carreguen el número de targeta de cada compra de l'empresa que es realitza a través d'ells, cosa que redueix els tràmits que normalment estarien associats a cada compra individual.
Finalment, el proveïdor de targetes fantasma hauria de ser capaç de transportar les dades de les compres realitzades directament al sistema de comptes de comptes corporatius, de manera que no sigui necessària l’entrada de dades per part del personal a pagar.
Un desavantatge de la targeta fantasma és que els antics empleats encara poden intentar utilitzar-la; aquest no seria el cas si se'ls hagués emès una targeta de contractació específica, ja que aquesta targeta es retiraria i es desactivaria el seu número quan sortiren de l'empresa.
