Errors de saldo de prova

El saldo de prova és un nivell resum del llistat del total de dèbit o crèdit de cada compte. Normalment utilitzeu el saldo inicial de prova o no ajustat per dos motius:

  • Assegurar-se que el total de tots els deutes és igual al total de tots els crèdits, garantint així que totes les transaccions subjacents estiguin en equilibri.

  • Utilitzar-lo com a punt de partida per ajustar les entrades que permetin que la informació del saldo de prova compleixi un marc comptable, com ara els principis de comptabilitat generalment acceptats o les normes internacionals d'informació financera.

Aquest saldo de prova no ajustat pot contenir una sèrie d'errors, només alguns dels quals són fàcils de detectar al format de l'informe de saldo de prova. A continuació, es mostren els errors més freqüents, amb suggeriments sobre com trobar-los:

  • Entrades fetes dues vegades. Si es fa una entrada dues vegades, el saldo de prova continuarà estant en saldo, de manera que no és un bon document per trobar-lo. En canvi, per a una transacció en curs, potser haureu d’esperar a que el problema es resolgui. Per exemple, el client rebutjarà una factura duplicada a un client, mentre que (amb sort) es veurà una factura duplicada d’un proveïdor durant el procés d’aprovació de la factura.

  • Entrades no realitzades. Impossible trobar el balanç de prova, ja que no hi és (!). La millor opció és mantenir una llista de verificació d’entrades estàndard i verificar que s’han fet totes.

  • Entrades al compte equivocat. Això pot ser evident amb una ullada ràpida al saldo de prova, ja que un compte que abans no tenia cap saldo ara en té un. En cas contrari, la millor forma de correcció és preventiva: utilitzeu plantilles d’entrada de diari estàndard per a totes les entrades recurrents.

  • Entrades invertides. Una entrada per a un dèbit es pot registrar per error com a crèdit i viceversa. Aquest problema pot ser visible al saldo de prova, sobretot si l’entrada és prou gran per canviar el signe d’un saldo final al revers del signe habitual.

  • Nombres transposats. És possible que els dígits d’un número s’hagin canviat. Això és fàcil de trobar, ja que l’entrada subjacent és desequilibrada i, per tant, no hauria d’haver estat acceptada pel programari de comptabilitat. Si s’utilitza un sistema manual, s’han de comparar els totals de les entrades de diari amb els totals del saldo de prova. Aquest número fa referència al següent.

  • Entrades desequilibrades. Aquesta és la darrera llista, ja que és impossible en un entorn informatitzat, on les entrades han de ser equilibrades o el sistema no les accepta. Si utilitzeu un sistema manual, el problema apareixerà als totals de columna del saldo de prova. Tanmateix, localitzar l’entrada exacta és molt més difícil i requereix una revisió detallada de cada entrada o, com a mínim, dels totals de tots els llibres filials que passen al llibre major.

Sempre que corregiu un error, assegureu-vos d'utilitzar una entrada de diari clarament etiquetada amb documentació justificativa, de manera que algú altre pugui rastrejar la vostra feina més endavant.