Controls de comptes a cobrar

Els controls sobre els comptes a cobrar realment comencen amb la creació inicial d'una factura del client, ja que heu de minimitzar diversos problemes durant la creació dels comptes a cobrar abans de poder tenir un conjunt complet de controls sobre aquest actiu clau. A continuació, els controls abasten el manteniment adequat dels comptes a cobrar i la seva eliminació mitjançant pagaments de clients o mitjançant la generació de notes de crèdit. Els controls claus a tenir en compte són:

  • Necessiteu l'aprovació del crèdit abans de l'enviament. Tindreu problemes per cobrar els comptes a cobrar si s’envia una comanda a un client amb una mala qualificació creditícia. Per tant, necessiteu l’aprovació signada del departament de crèdit per a totes les comandes de venda per sobre d’un import determinat.
  • Verifiqueu les condicions del contracte. Si hi ha condicions de pagament inusuals, verifiqueu-les abans de crear una factura. En cas contrari, els comptes a cobrar inclouran factures que els clients es neguen a pagar.
  • Correcció de factures. Si una factura per un import elevat conté un error, el client pot retenir el pagament fins que no envieu una factura revisada. Penseu en la necessitat de revisió de factures més grans per mitigar aquest problema.
  • Autoritzar notes de crèdit. Les persones que tinguin accés als pagaments dels clients entrants podrien interceptar efectiu entrant i després crear una nota de crèdit per cobrir les seves pistes. Un pas en la prevenció d’aquest problema és requerir l’aprovació formal d’un gestor per a notes de crèdit, que després seran verificades posteriorment pel personal d’auditoria interna. No porteu aquest control als extrems i no necessiteu aprovació per a notes de crèdit extremadament petites: permeteu al personal comptable crear-ne de petites sense aprovació, només per netejar els saldos restants del compte.
  • Restringiu l'accés al programari de facturació. Com s’acaba d’assenyalar, algú podria interceptar els pagaments entrants dels clients i amagar el robatori amb una nota de crèdit. Heu de protegir l'accés al programari de facturació per contrasenya per evitar la generació il·lícita de notes de crèdit.
  • Separar deures. Com s’acaba d’assenyalar, ningú no hauria de ser capaç de gestionar els pagaments entrants dels clients i crear notes de crèdit, sinó podrà agafar els diners i cobrir les seves pistes amb notes de crèdit. Per tant, assigneu aquestes tasques a diferents persones.
  • Reviseu les entrades del diari de comptes a cobrar. Les transaccions a cobrar gairebé sempre passen per un diari de vendes del programari de comptabilitat que genera les seves pròpies entrades comptables. Per tant, gairebé mai no hi hauria d’haver-hi cap entrada manual del diari al compte a cobrar. Haureu d'investigar aquestes entrades detingudament.
  • Auditar els paquets de factures. Un cop s'hagin completat les factures, ha d'haver un paquet al fitxer que contingui l'ordre de venda, l'autorització de crèdit, el coneixement d'embarcament i una còpia de la factura. El personal d’auditoria interna hauria de revisar una selecció d’aquests paquets per verificar que l’empleat de facturació va revisar correctament tots els tràmits de suport i va generar correctament una factura.
  • Feu coincidir les facturacions amb el registre d’enviament. És possible que els articles s’enviïn sense la factura corresponent, o viceversa. Per detectar aquestes situacions, demaneu al personal d’auditoria interna que compareu les facturacions amb el registre d’enviament i que investigui les diferències.
  • Auditar l'aplicació de rebuts en efectiu. El personal comptable pot aplicar els rebuts en efectiu de manera incorrecta a les factures obertes, potser ni tan sols aplicar-les als comptes dels clients correctes. Feu que el personal d’auditoria interna rastregi periòdicament una selecció de rebuts d’efectiu a les factures dels clients per verificar l’aplicació d’efectiu adequada.

Aquests conceptes constitueixen els controls bàsics per cobrar de comptes. És possible que una empresa amb un sistema de cobraments especialitzat hagi d’implementar controls addicionals o que no necessiti alguns dels elements que s’enumeren aquí.