Aplicació automàtica d’efectiu
Quan una empresa rep un gran nombre de pagaments de clients cada dia, pot ser bastant difícil per al caixer aplicar els rebuts dels comptes a cobrar oberts de manera oportuna. Si és així, els dipòsits es poden endarrerir. El procés de sol·licitud d’efectiu es pot comprimir substancialment mitjançant l’aplicació automàtica d’efectiu.
L’aplicació automàtica d’efectiu requereix que l’operador de la caixa de bloqueig utilitzi un feed de dades per reenviar a l’empresa la informació de reconeixement de caràcters de tinta magnètica (MICR) de cada xec rebut a la caixa de seguretat, així com l’import total del pagament. El programari d’aplicacions d’efectiu utilitza una taula de decisions per decidir com aplicar aquests pagaments als comptes a cobrar oberts. El procés de decisió automatitzada segueix generalment aquests passos:
- Feu coincidir el número de compte bancari que apareix a la informació MICR de cada xec amb el client correcte. S’accedeix al registre correcte de clients a cobrar.
- Coincideix només els pagaments amb les factures quan l'import del pagament coincideixi exactament amb l'import de la factura.
- De la resta de pagaments, només coincideix l’efectiu amb les factures quan l’import en efectiu coincideix amb l’import exacte de diverses factures que s’acaben de pagar.
- Eliminar tots els pagaments restants per revisar-los manualment.
La taula de decisions pot contenir regles més sofisticades, com ara aplicar efectiu si els imports del pagament no inclouen els elements de l’impost sobre les mercaderies i / o vendes d’una factura. Quan una empresa examina els pagaments expulsats pel sistema, pot ajustar gradualment la taula de decisions per augmentar el nombre de sol·licituds d’efectiu automàtiques. Tot i això, la varietat de deduccions preses fa que sigui improbable que mai es pugui automatitzar completament el procés de sol·licitud d’efectiu. Tot i això, l’aplicació automàtica d’efectiu pot millorar considerablement la velocitat amb què s’aplica l’efectiu.
Un cop realitzades les sol·licituds d’efectiu, el programari publica aquests pagaments al mòdul de rebuts d’efectiu al programari de comptabilitat de l’empresa. Si el sistema d’aplicació d’efectiu automàtic és una aplicació autònoma, això vol dir que les actualitzacions s’han de portar al programari de comptabilitat mitjançant una interfície personalitzada.
