Com tenir en compte els pagaments anticipats dels clients

Un client pot pagar per avançat per la entrega de béns o la prestació de serveis. Els possibles motius per a l'avanç del client poden incloure:

  • Mal crèdit. El venedor no està disposat a avançar el crèdit al client i, per tant, demana el pagament per endavant.

  • Producte personalitzat. Es pot personalitzar un producte de manera que el venedor no el pugui vendre a ningú si el comprador no paga, de manera que el venedor demana un pagament anticipat.

  • Base de caixa. És possible que el client estigui operant sota la base d’efectiu comptable i, per tant, vulgui pagar efectiu tan aviat com sigui possible per reconèixer una despesa i reduir els seus ingressos declarables en l’exercici fiscal actual.

  • Capacitat reservada. El client pot pagar amb antelació per reservar la capacitat de producció del venedor o, almenys, per evitar que un competidor l’utilitzi.

Per aquests motius o per altres motius, el venedor pot rebre un pagament anticipat abans que hagi fet res per obtenir el pagament. Quan això passi, la comptabilitat correcta és reconèixer l'avanç com a passiu, fins que el venedor compleixi les seves obligacions segons els termes del contracte de venda subjacent. Hi ha dues entrades de diari. Ells són:

  1. Gravació inicial. Carregueu el compte d’efectiu i acrediteu el compte d’avanços (passiu) del client.

  2. Reconeixement d’ingressos. Carregueu el compte d’avanços (passiu) del client i acrediteu el compte d’ingressos.

En general, és millor no comptabilitzar un avançament de client amb una entrada que reverteixi automàticament, ja que revertirà la quantitat d’efectiu al mes següent, i l’efectiu pagat encara es troba al compte d’efectiu. En lloc d’això, feu un seguiment manual de l’import al compte d’avanços del client cada mes i canvieu manualment els imports a ingressos a mesura que es lliuren béns o es presten serveis. Això pot requerir l'ús d'un pas separat en el procediment de tancament de final de mes, per garantir que l'estudi de cada avenç de client s'investigui periòdicament.

Normalment, un avançament de client es fa constar com un passiu corrent al balanç del venedor. No obstant això, si el venedor no espera reconèixer els ingressos d'una operació de venda subjacent en el termini d'un any, el passiu s'hauria de classificar com a passiu a llarg termini.

Per exemple, Green Widget Company rep 10.000 dòlars d'un client per un giny morat personalitzat. Green Widget registra el rebut amb un dèbit de 10.000 dòlars al compte de caixa i un crèdit de 10.000 dòlars al compte d’avanços del client. El proper mes, Green lliura el widget personalitzat i crea una nova entrada de diari que cobra el compte d’avanços del client per 10.000 dòlars i acredita el compte d’ingressos per 10.000 dòlars.