Com configurar un sistema de comptes a pagar
Un sistema de comptes a pagar paga les factures d’una empresa de manera organitzada. Els objectius d’aquest sistema són fer pagaments a temps i pagar les quantitats correctes als proveïdors correctes. Els passos següents es poden utilitzar per configurar aquest sistema:
Seleccioneu el programari. Compreu un paquet de programari de comptabilitat que conté un mòdul de comptes a pagar. Cerqueu funcions estàndard com ara la possibilitat de configurar informació de pagament estàndard per a cada proveïdor, detectar factures duplicades, aprofitar els descomptes de pagament anticipat i realitzar pagaments electrònics.
Establir proveïdors. Introduïu al fitxer mestre del proveïdor al programari els noms, les adreces, les condicions de pagament i els comptes de despeses de llibre major predeterminats que s'apliquen a cada proveïdor.
Introduïu factures. Introduïu cada factura al sistema de comptes a pagar. Fer-ho inclou introduir la data de la factura (no la data de recepció) i l'import a pagar.
Aprovar les factures. Creeu un sistema per fer que els gestors aprovin individualment cada factura del proveïdor a mesura que arribin o utilitzeu aprovacions negatives, on els administradors només hauran de notificar-los al personal a pagar si no aproven un pagament. Es podria integrar un sistema de gestió de flux de treball al sistema per tal de fer un seguiment de l’estat de les aprovacions.
Programa el pagament. Feu una prova per imprimir des del programari un llistat de totes les factures pendents de pagament i verifiqueu que l'informe inclogui totes les factures que s'haurien de pagar dins de l'interval de dates seleccionat.
Proveu una prova d'execució. Comproveu tots els pagaments aprovats al programari i imprimiu un lot de xecs per pagar aquestes factures. Assegureu-vos que el sistema només paga els xecs seleccionats.
Signar xecs. Designeu una persona com a signant principal del xec, així com una altra persona com a signant del xec de seguretat. Informeu aquestes persones de les seves funcions en examinar la documentació de seguretat adjunta a cada xec.
Els passos anteriors cobreixen les accions bàsiques relacionades amb la manera de processar els comptes a pagar mitjançant un sistema de comptes a pagar. Es poden incorporar els elements addicionals següents:
Coincidència de tres vies. Pot ser que sigui necessari que un empleat de passius faci coincidir les factures del proveïdor amb les comandes de compra relacionades amb l'empresa i els documents de recepció. És possible que aquesta coincidència sigui necessària per garantir que l’empresa només pagui els articles degudament autoritzats i rebuts.
Informes de despeses. Configureu un sistema que requereixi que els empleats presentin formularis d’informe de despeses, als quals s’adjunten els rebuts de qualsevol article que hagin comprat. Aquest sistema pot incloure un conjunt de polítiques de viatges que regulen quines despeses es reemborsaran.
Targetes de contractació. Establir un sistema mitjançant el qual s’emeten targetes de contractació a una selecció d’empleats autoritzats a realitzar compres amb les targetes en nom de l’empresa. Incloeu procediments per revisar els extractes de la targeta si hi ha errors i enviar extractes completament revisats al personal a pagar per al processament del pagament.
També pot ser necessari afegir una selecció de controls al sistema de deutes, per reduir el risc que es facin pagaments excessius.
