Declaració de conciliació

Una declaració de conciliació és un document que comença amb el registre propi de l’empresa d’un saldo del compte, suma i resta elements conciliadors en un conjunt de columnes addicionals i, a continuació, utilitza aquests ajustos per arribar al registre del mateix compte que té un tercer. L'objectiu de la declaració de conciliació és proporcionar una verificació independent de la veracitat del saldo al compte de l'empresa, així com aclarir les diferències entre les dues versions del compte.

Les diferències entre els dos comptes es detallen a l’extracte de conciliació, cosa que facilita la determinació de quins dels elements conciliadors poden ser invàlids i necessitar un ajust. Les declaracions de conciliació són una eina útil tant per als auditors interns com per als auditors externs. És probable que els auditors externs vulguin utilitzar els estats de conciliació preparats internament com a part dels seus procediments d’auditoria, ja que els estats els permeten centrar-se en la conciliació d’elements, especialment en comptes de saldo important que són components materialment significatius dels estats financers.

Les declaracions de conciliació es construeixen habitualment en les situacions següents:

  • comptes bancàries. La conciliació bancària compara els saldos entre la versió d'una empresa del seu saldo de caixa i la versió del banc, normalment amb molts elements conciliadors per a articles com ara dipòsits en trànsit i xecs sense cobrar. Aquesta conciliació es proporciona normalment com a mòdul del programari de comptabilitat d'una empresa.

  • Comptes de deutes. La conciliació del deute compara els imports del deute pendents segons l'empresa i el seu prestador. Hi pot haver diferències que requereixen conciliació quan l’empresa paga el prestador i aquest encara no ha registrat el pagament als seus llibres.

  • Comptes a cobrar. La conciliació de comptes a cobrar es construeix generalment de manera informal per a clients individuals i compara la seva versió dels saldos pendents de cobrar amb la versió de la companyia.

  • Comptes a pagar. La conciliació dels deutes també sol ser construïda de manera informal per proveïdor individual i compara la seva versió dels saldos pendents de pagar amb la versió de la companyia.

Com a mínim, les declaracions de conciliació són útils per observar les diferències temporals en què les dues parts hi registren la mateixa transacció. Els extractes són encara més útils per aclarir diferències substancials entre els imports registrats per a una transacció, que poden requerir ajustos de qualsevol de les parts per modificar els seus saldos registrats.