Cicle de despeses

El cicle de despeses és el conjunt d’activitats relacionades amb l’adquisició i el pagament de béns i serveis. Aquestes activitats inclouen la determinació del que cal comprar, les activitats de compra, la recepció de mercaderies i els pagaments als proveïdors. Gran part de l’aportació al cicle de despesa prové del cicle de vendes, on els requisits de compra es basen en el volum i el tipus de comandes dels clients.

El cicle de despesa es compon de diversos components diferents, incloent la sol·licitud de béns i serveis, la selecció de proveïdors, l’ordenació de béns i serveis, la seva recepció i el pagament posterior per aquests. El cicle complet de despeses conté les activitats següents:

  1. Determineu quins béns i serveis cal ordenar. La majoria de béns que es demanen són necessaris pel procés de producció. Per fer-ho, el sistema calcula els components que cal tenir a l’abast per a la producció programada i resta matèries primeres no assignades i manuals per arribar a les quantitats que s’han d’adquirir. Com a alternativa, si es necessiten béns o serveis per a una funció administrativa o de venda, l'usuari emplena un formulari de sol·licitud que detalla els seus requisits i el reenvia al departament de compres.

  2. Quan s’adquireixen béns per a una producció en curs, el sistema presentarà al personal comprador una comanda de compra preliminar, mitjançant el proveïdor preferit indicat al fitxer principal d’inventari per a cada article que es compra. El personal comprador revisa i aprova aquestes comandes, que després s’envien electrònicament directament als proveïdors, o bé s’imprimeixen i s’envien a ells.

  3. Quan es sol·liciten productes i serveis no estàndards, el personal comprador investiga possibles proveïdors, selecciona el millor i els envia una comanda de compra.

  4. A mesura que es reben les mercaderies, el departament receptor accedeix a les comandes de compra obertes al sistema i introdueix les quantitats rebudes.

  5. Quan es reben les factures dels proveïdors, el personal ha de registrar la sessió al sistema. A continuació, el sistema compara aquestes factures amb les comandes de compra que autoritzen i reben informació per determinar si es poden pagar les factures. En aquesta etapa pot haver-hi una quantitat important de treballs de conciliació manual. El resultat és un conjunt de factures que s’han aprovat per al pagament.

  6. El sistema programa els pagaments als proveïdors en funció de les condicions de pagament predeterminades amb cadascun. Quan arriba una data de pagament programada, el sistema processa un lot de pagaments, que es realitzaran en forma de transferències electròniques de fons o xecs.