Saldo de prova | Exemple | Format

El saldo de prova i el seu paper en el procés comptable

El saldo de prova és un informe publicat al final d’un període comptable, on s’enumera el saldo final de cada compte de llibre major. L’informe s’utilitza principalment per assegurar-se que el total de tots els deutes és igual al total de tots els crèdits, cosa que significa que no hi ha entrades de diari desequilibrades en el sistema comptable que impossibilitin la generació d’estats financers precisos. Normalment, els auditors sol·liciten el saldo de prova de final d’any quan comencen una auditoria, de manera que puguin transferir els saldos del compte de l’informe al seu programari d’auditoria; poden demanar una versió electrònica, que puguin copiar més fàcilment al seu programari.

Fins i tot quan els totals de dèbit i de crèdit indicats al saldo inicial són iguals, no vol dir que no hi hagi errors als comptes que figuren al saldo inicial. Per exemple, s'hauria pogut introduir un dèbit al compte equivocat, cosa que significa que el total del dèbit és correcte, tot i que un saldo del compte subjacent és massa baix i un altre saldo és massa alt. Per exemple, un empleat de comptes a pagar registra una factura de proveïdor de 100 dòlars amb un càrrec de despeses de subministrament i un crèdit de 100 dòlars al compte de passiu de comptes a pagar. El dèbit hauria d'haver estat al compte de despeses de serveis públics, però el saldo de prova encara mostrarà que l'import total de dèbits és igual al nombre total de crèdits.

El saldo de prova també es pot utilitzar per compilar estats financers manualment, tot i que amb l’ús predominant de sistemes de comptabilitat informatitzats que creen els estats automàticament, l’informe poques vegades s’utilitza amb aquest propòsit. De fet, ja no cal utilitzar l'informe de saldo de prova en les operacions comptables.

Quan s’imprimeix per primera vegada el saldo de prova, s’anomena saldo de prova no ajustat. A continuació, quan l’equip comptable corregeix els errors trobats i fa ajustaments per ajustar els estats financers a un marc comptable (com ara els PCGA o les NIIF), l’informe s’anomena saldo de prova ajustat. Normalment, el saldo de prova ajustat s’imprimeix i s’emmagatzema al llibre de final d’any, que després s’arxiva. Finalment, un cop tancat el període, l'informe s'anomena saldo de prova posterior al tancament.

El saldo de prova és estrictament un informe que es recopila a partir dels registres comptables. Tanmateix, atès que es poden fer ajustos de les entrades com a resultat de la revisió de l'informe, es podria dir que la comptabilitat del saldo de prova inclou el procés d'ajust que converteix un saldo de prova no ajustat en un saldo de prova ajustat.

Si hi ha filials en una organització que informen dels seus resultats a una empresa matriu, la matriu pot sol·licitar un saldo de prova final a cada filial, que utilitza per preparar resultats consolidats per a tota l'empresa.

El llibre major és l’informe preferit pels comptables interns, ja que també mostra les transaccions detallades que comprenen el saldo final o, si més no, apunta cap al comptable rellevant que conté aquesta informació. Aquest nivell addicional de detall revela l’activitat d’un compte durant un període comptable, cosa que facilita la investigació i detecta possibles errors.

Format de saldo de prova

L'informe inicial del saldo de prova conté les columnes següents:

  1. Número de compte

  2. Nom del compte

  3. Saldo de dèbit final (si n’hi ha)

  4. Saldo creditici final (si n’hi ha)

Cada línia de comanda només conté el saldo final d’un compte. Tots els comptes amb saldo final apareixen al saldo de prova; normalment, el programari de comptabilitat bloqueja automàticament la aparició de tots els comptes amb saldo zero a l'informe.

La versió ajustada d'un saldo de prova pot combinar les columnes de dèbit i crèdit en una única columna combinada i afegir columnes per mostrar les entrades d'ajust i un saldo final revisat (com és el cas de l'exemple següent).

Exemple de saldo de prova

El següent exemple de saldo de prova combina els totals de dèbit i crèdit a la segona columna, de manera que el saldo resum del total és (i hauria de ser) zero. Les entrades d’ajust s’afegeixen a la columna següent, obtenint un saldo de prova ajustat a la columna de l’extrema dreta.

ABC Internacional

Balanç de prova

31 d'agost de 20XX