Els passos del procés comptable
El procés comptable consisteix en tres tipus diferents de transaccions que s’utilitzen per registrar les transaccions comercials als registres comptables. A continuació, aquesta informació s’agrega en estats financers. Els tipus de transacció són:
El primer tipus de transacció és assegurar-se que, de fet, s’han invertit les entrades inverses del període anterior.
El segon grup es compon dels passos necessaris per registrar les transaccions comercials individuals als registres comptables.
El tercer grup és el processament final de període necessari per tancar els llibres i produir estats financers.
A continuació, tractarem aquestes tres parts del procés comptable.
Inici del processament del període
Verifiqueu que totes les transaccions designades com a entrades inverses en períodes anteriors s’hagin invertit realment. En fer-ho, es garanteix que les transaccions no es registrin dues vegades durant el període actual. Normalment, aquestes transaccions es marquen com a entrades inverses al programari de comptabilitat, de manera que la reversió ha de ser automàtica. Tot i això, examineu els comptes al començament del període per verificar les reversions. Si no es va establir cap senyal inversor, s'ha d'invertir manualment una entrada mitjançant una nova entrada de diari.
Transaccions individuals
Els passos necessaris per a les transaccions individuals en el procés comptable són:
Identifiqueu la transacció. En primer lloc, determineu quin tipus de transacció pot ser. Alguns exemples són la compra de béns a proveïdors, la venda de productes a clients, el pagament dels empleats i el registre de la recepció d’efectiu dels clients.
Prepareu el document. Sovint cal preparar o reconèixer un document comercial per iniciar la transacció, com ara una factura a un client o una factura d’un proveïdor.
Identificar comptes. Totes les transaccions comercials es registren en un compte de la base de dades comptable, com ara un ingrés, despesa, actiu, passiu o compte de renda variable. Identifiqueu quins comptes s’utilitzaran per registrar la transacció.
Registre la transacció. Introduïu la transacció al sistema comptable. Això es fa amb una entrada de diari o amb un formulari de transacció estàndard en línia (com ara s'utilitza per registrar els rebuts en efectiu dels comptes a cobrar oberts). En aquest darrer cas, els formularis de transacció registren informació en un conjunt de comptes predeterminat (que es pot anul·lar).
Aquests quatre passos són la part del procés comptable utilitzat per registrar les transaccions comercials individuals als registres comptables.
Processament de finalització de període
La resta de passos del procés comptable s’utilitzen per agrupar tota la informació creada en els passos anteriors i presentar-la en format d’estats financers. Els passos següents són:
Prepareu el saldo de prova. El saldo de prova és un llistat dels saldos finals de cada compte. El total de tots els dèbits del saldo inicial hauria de ser igual al total de tots els crèdits; en cas contrari, s’ha produït un error en l’entrada de les transaccions originals que cal investigar i corregir.
Ajusteu el saldo de prova. Pot ser necessari ajustar el saldo de prova, ja sigui per corregir errors o per crear drets de diversos tipus, o per acumular ingressos o despeses en el període.
Prepara’t saldo de prova ajustat. Aquest és el saldo de prova original, més o menys tots els ajustos realitzats posteriorment.
Elaborar estats financers. Creeu els estats financers a partir del saldo de prova ajustat. Les partides de l’actiu, el passiu i el patrimoni net dels accionistes formen el balanç, mentre que les partides de despeses d’ingressos formen el compte de pèrdues i guanys.
Tanqueu el període. Això implica canviar els saldos dels comptes d’ingressos i despeses al compte de resultats retinguts, deixant-los buits i preparats per rebre transaccions durant el següent període comptable.
Prepareu un saldo de prova posterior al tancament. Aquesta versió del saldo de prova hauria de tenir saldos de comptes zero per a tots els comptes d’ingressos i despeses.
En realitat, qualsevol paquet de programari de comptabilitat crearà automàticament totes les versions del saldo de prova i dels estats financers, de manera que es poden reduir considerablement els passos reals del procés comptable. En lloc d'això, és probable que els passos utilitzats en un entorn informatitzat siguin:
Elaborar estats financers. Aquesta informació es compila automàticament des del llibre major mitjançant el programari de comptabilitat.
Tanqueu el període. El personal comptable tanca el període comptable que s’acaba de completar i obre el nou període comptable. En fer-ho, s’evita que les transaccions del període actual s’introdueixin involuntàriament en el període comptable anterior. En una empresa multidivisió, pot ser necessari completar aquest pas de tancament del període del programari per a cada filial.
Termes similars
El procés comptable també es coneix com a cicle comptable.
