cdestem.com

Pot ser bastant complex per a un client calcular la data en què s’ha de vèncer una factura. El client ha de localitzar la data de la factura (que es pot localitzar en un dels diversos punts de la factura), així com les condicions de pagament (que poden no estar situades al costat de la data de la factura) i, a continuació, calcular la data de venciment en funció d’aquestes dos elements d'informació. Per tant, si la data de la factura és el 15 d’abril i les condicions de pagament són netes de 30, la data de venciment per introduir al programari de comptes a pagar és el 15 de maig. En resum, si el client no examina acuradament la factura, hi ha moltes possibilitats que s'introduirà la data de venciment incorrecta, que afecta quan es paga l'empresa.

Per empitjorar les coses, la majoria dels sistemes de comptes a pagar passen per defecte a la data actual com a data de la factura i ho combinen amb les condicions de pagament emmagatzemades al fitxer principal del client per arribar a una data de venciment calculada. Com que la data actual sempre és posterior a la de la factura, això significa que es pagarà tard a l'empresa.

La solució a aquest problema consisteix a indicar la data exacta en què s’ha d’efectuar el pagament a la factura, en negreta i lletra gran, i en el seu propi quadre en un lloc destacat de la pàgina. Si ho feu, és molt menys probable que el client ignori introduir la data de venciment al programari de comptes a pagar. Millor encara, no enumereu cap termini de pagament a la factura, només la data de venciment; presentar menys informació fa que sigui més probable que el client localitzi la data de venciment a la factura.