Comptabilitat de despeses prepagades

Definició de despeses prepagades

Una despesa prepagada és una despesa pagada en un període comptable, però per a la qual l’actiu subjacent no es consumirà fins a un període futur. Quan finalment es consumeix l’actiu, es carrega en concepte de despesa. Si es consumeix durant diversos períodes, pot haver-hi una sèrie de despeses corresponents.

Una despesa de prepagament es registra al balanç d'una organització com a actiu corrent fins que es consumeix. El motiu de la designació d’actius actuals és que la majoria dels actius prepagats es consumeixen pocs mesos després de la seva inscripció inicial. Si és probable que no es consumeixi una despesa prepagada durant l'any següent, en lloc d'això es classificaria al balanç com un actiu a llarg termini (una raresa).

Un exemple de despesa prepagada és l’assegurança, que sovint es paga per avançat durant diversos períodes futurs; una entitat registra inicialment aquesta despesa com a despesa prepagada (un actiu) i després la cobra a despesa durant el període d’ús. Un altre element que es troba habitualment al compte de despeses de prepagament és el lloguer de prepagament.

Les despeses es registren com a despeses de prepagament per tal de fer coincidir més el seu reconeixement com a despeses amb els períodes en què es consumeixen realment. Si una empresa no fes servir el concepte de prepagaments, els seus actius serien una mica subestimats a curt termini, igual que els seus beneficis. El concepte de prepagaments no s’utilitza sota la base d’efectiu de la comptabilitat, que solen utilitzar les organitzacions més petites.

Comptabilitat de prepagament

La comptabilitat bàsica d'una despesa prepagada segueix aquests passos:

  1. Quan es registri inicialment una factura del proveïdor al sistema comptable, verifiqueu que l'article compleixi els criteris de l'empresa per a una despesa (actiu) prepagada.

  2. Si l'article compleix els criteris de l'empresa, carregueu-lo al compte de despeses de prepagament. En cas contrari, carregueu l'import facturat a la despesa del període actual.

  3. Anoteu l'import de la despesa al full de càlcul de conciliació de despeses prepagades.

  4. Al final del període comptable, estableix el nombre de períodes durant els quals s'amortitzarà l'element i introdueix aquesta informació al full de càlcul de conciliació. Aquesta entrada ha d'incloure l'import lineal d'amortització que es cobrarà en cadascun dels períodes aplicables.

  5. Al final del període comptable, creeu una entrada ajustadora que amortitzi l'import predeterminat al compte de despeses més rellevant.

  6. Un cop completades totes les amortitzacions, verifiqueu que el total del full de càlcul coincideixi amb el saldo total del compte de despeses de prepagament. Si no és així, concilieu els dos i ajusteu-los si cal.

Una pràctica recomanada és no registrar despeses menors al compte de despeses de prepagament, ja que es necessiten massa esforços per fer un seguiment al llarg del temps. En lloc d’això, carregueu aquestes quantitats més petites a la despesa segons s’hagi produït. Per ampliar aquest concepte encara més, considereu la possibilitat de carregar els saldos restants a la despesa un cop amortitzats fins a un nivell mínim determinat. Ambdues accions s'han de regir per una política comptable formal que estableixi el llindar en què s'han de carregar les despeses prepagades.

Exemple de despeses de prepagament

Una empresa paga 60.000 dòlars per avançat per l’assegurança de responsabilitat civil de directius i oficials per al proper any. L’entrada del diari és: