Frau en deficiència
La caducitat es produeix quan un empleat modifica els registres de comptes per cobrar per ocultar el robatori d’efectiu. Això es fa desviant un pagament d'un client i, a continuació, ocultant el robatori desviant diners en efectiu d'un altre client per compensar la cobració del primer client. Aquest tipus de frau es pot dur a terme a perpetuïtat, ja que els pagaments més recents s’utilitzen contínuament per pagar deutes més antics, de manera que mai no hi ha cap cobrament implicat en el frau.
El lapping es realitza més fàcilment quan un sol empleat participa en totes les tasques de gestió i registre de diners. Aquesta situació es produeix normalment en una empresa més petita, on un comptable pot ser responsable de totes les tasques comptables.
Si aquestes tasques es divideixen entre diverses persones (coneguda com a segregació de funcions), aleshores només es poden practicar lapsos quan intervenen dos o més empleats. La fuga normalment requereix que la persona que participa en el frau participi cada dia i, per tant, no pugui prendre cap temps de vacances. Per tant, que una persona es negui a passar el temps de vacances que ha guanyat es pot considerar un possible indicador de l'existència de laps.
El lapping es pot detectar mitjançant una revisió periòdica dels registres de rebuts d’efectiu, per rastrejar els pagaments a cobrar. Si hi ha proves constants que els ingressos en efectiu s’estan aplicant de manera rutinària contra comptes de client equivocats, aleshores el caixer és increïblement incompetent o hi ha un esquema de laping actiu en curs.
Entre els controls que es poden utilitzar per prevenir o detectar lapsos, s’inclouen els següents:
Feu que algú que no sigui el caixer enviï extractes als clients. Els clients saben el que han pagat a l’empresa, de manera que haurien de ser capaços de detectar pagaments inusuals atribuïts als seus comptes o tenir en compte que determinats pagaments mai no s’han aplicat als seus comptes.
Poseu-vos en contacte amb els clients i pregunteu si han rebut extractes mensuals de la companyia. És possible que la part responsable hagi estat interceptant i destruint les declaracions abans de ser enviades per correu.
Auditeu les transaccions de rebuts en efectiu periòdicament, tal com s’ha indicat anteriorment.
Exigiu a tots els empleats de l'àrea comptable que es dediquin tot el temps de vacances, sense excepció.
Feu un seguiment dels dies de comptes a cobrar en una línia de tendència. Un augment gradual d’aquesta mesura pot ser causat per la colada.
Controleu estretament l’ús de notes de crèdit. Una part que cometi frau pot intentar posar fi a una situació de caducitat anul·lant una facturació per l'import dels fons que falten.
Segmenteu tots els xecs amb "Només per dipòsit", de manera que els empleats no puguin ingressar aquests xecs al seu compte.
Feu que els clients paguin directament a una caixa de seguretat, de manera que els empleats no puguin interceptar ni robar diners en efectiu.
