Com es tenen en compte els prepagaments
Es fa un prepagament quan una empresa venedora rep el pagament d’un comprador abans que el venedor hagi enviat béns o hagi prestat serveis al comprador. El prepagament es pot realitzar en tres circumstàncies:
Un comprador vol un tractament preferent per a una comanda
El venedor es nega a estendre el crèdit a un comprador
El comprador es basa en l’efectiu comptable i vol registrar una despesa anticipadament pagant abans
Comptabilitat de prepagaments
Abordarem la comptabilitat dels pagaments per avançat des del punt de vista del comprador i del venedor.
Perspectiva del comprador. Des del punt de vista del comprador, es registra un prepagament com a dèbit al compte de despeses prepagades i com a crèdit al compte d’efectiu. Quan finalment es consumeix l’article prepagat, es carrega un compte de despeses rellevant i s’acredita el compte de despeses prepagades. Els compradors poden fer un ús excessiu del compte de despeses de prepagament, cosa que provoca el seguiment d’un gran nombre d’articles prepagats petits. Per evitar la despesa de fer un seguiment de massa articles, la comptabilitat de prepagament només s'ha d'utilitzar si un prepagament supera un import mínim determinat; totes les altres despeses s’han de carregar en concepte de despesa, encara que encara no s’hagin consumit.
Perspectiva del venedor. Des del punt de vista del venedor, es registra un prepagament com a crèdit a un compte de passiu per prepagaments i com a dèbit al compte d’efectiu. Quan finalment s’envia la comanda de prepagament del client, es carrega el compte de prepagament i s’acredita el compte d’ingressos corresponent. Sol haver-hi pocs prepagaments, de manera que es poden fer un seguiment relativament senzill d’aquests articles.
En resum, el pagament anticipat es registra com a actiu per part del comprador i com a passiu pel venedor. Aquestes partides s’acostumen a indicar com a actius corrents i passius corrents, respectivament, en el balanç de cada part, ja que generalment es resolen en el termini d’un any.
Per exemple, una empresa paga 12.000 dòlars per avançat per la publicitat a Internet que s’allargarà durant tot un any. Inicialment, l’empresa cobra la totalitat de l’import al compte de despeses de prepagament i, a continuació, en cobra 1.000 dòlars al compte de despeses publicitàries cada mes següent, per reflectir l’ús de la despesa. L'actiu de despeses de prepagament s'elimina a finals d'any.
Com a exemple més, una empresa de llevaneus rep un pagament anticipat de 10.000 dòlars d'un client a canvi de llaurar el seu aparcament en cadascun dels propers quatre mesos. L’empresa llauradora registra inicialment el rebut com a passiu i, a continuació, transfereix l’import a un compte d’ingressos a raó de 2.500 dòlars mensuals en cadascun dels propers quatre mesos.
