Els passos per preparar un pressupost
Moltes organitzacions preparen pressupostos que utilitzen com a mètode de comparació a l’hora d’avaluar els seus resultats reals durant el proper any. El procés de preparació d’un pressupost hauria de ser molt regimentat i seguir un calendari establert, de manera que el pressupost complet estigui llest per utilitzar-lo a principis del proper exercici. A continuació, es detallen els passos bàsics que cal seguir per preparar un pressupost:
Actualitzeu els supòsits pressupostaris. Reviseu els supòsits sobre l'entorn empresarial de l'empresa que es van utilitzar com a base del darrer pressupost i actualitzeu-los si cal.
Reviseu els colls d'ampolla. Determineu el nivell de capacitat del coll d'ampolla principal que obliga a l'empresa a generar vendes addicionals i definiu com això afectarà qualsevol creixement addicional dels ingressos de l'empresa.
Finançament disponible. Determineu la quantitat més probable de finançament que estarà disponible durant el període pressupostari, cosa que pot limitar els plans de creixement.
Punts de cost de pas. Determineu si es produiran costos de pas durant el període probable d'activitat empresarial en el proper període pressupostari i definiu l'import d'aquests costos i en quins nivells d'activitat s'incorreran.
Creeu un paquet pressupostari. Copieu les instruccions bàsiques de pressupost del paquet d'instruccions utilitzat l'any anterior. Actualitzeu-lo incloent-hi les despeses reals realitzades durant l'exercici actual i, a més, annualitzeu aquesta informació per a l'any en curs complet. Afegiu un comentari al paquet indicant informació sobre els costos dels passos, els colls d'ampolla i les limitacions de finançament previstes per al proper exercici pressupostari.
Emet un paquet pressupostari. Emetre el paquet de pressupostos personalment, sempre que sigui possible, i respondre a qualsevol pregunta dels destinataris. Indiqueu també la data de venciment del primer esborrany del paquet pressupostari.
Obteniu previsions d’ingressos. Obteniu la previsió d’ingressos del gerent de vendes, valideu-la amb el director general i distribuïu-la als altres gerents de departaments. Utilitzen la informació sobre els ingressos com a base per desenvolupar els seus propis pressupostos.
Obteniu pressupostos del departament. Obteniu els pressupostos de tots els departaments, comproveu si hi ha errors i compareu-los amb les restriccions de coll d'ampolla, finançament i costos per passos. Ajusteu els pressupostos segons sigui necessari.
Obteniu sol·licituds de pressupost de capital. Valideu totes les sol·licituds de pressupost de capital i reenvieu-les a l’equip directiu amb comentaris i recomanacions.
Actualitzeu el model de pressupost. Introduïu tota la informació del pressupost al model de pressupost principal.
Reviseu el pressupost. Reuniu-vos amb l’equip directiu per revisar el pressupost. Ressalteu els possibles problemes de restricció i les limitacions causades per problemes de finançament. Tingueu en compte tots els comentaris fets per l’equip directiu i reenvieu aquesta informació als creadors del pressupost, amb sol·licituds de modificació dels pressupostos.
Processar iteracions pressupostàries. Feu un seguiment de les sol·licituds de canvi de pressupost pendents i actualitzeu el model de pressupost amb noves iteracions a mesura que arribin.
Emetre el pressupost. Creeu una versió limitada del pressupost i distribuïu-la a tots els destinataris autoritzats.
Carregueu el pressupost. Carregueu la informació del pressupost al programari financer perquè pugueu generar informes de pressupostos versus informes reals.
El nombre de passos indicats aquí pot ser excessiu per a una empresa més petita, on potser només hi participa una persona en el procés. Si és així, es pot comprimir el nombre de passos fins al punt que es pot preparar un pressupost preliminar en un o dos dies.
