Procediment de recompte d’inventaris
En una empresa que no tingui registres d’inventari precisos, és necessari realitzar periòdicament un recompte complet de l’inventari (conegut com a recompte físic). Normalment, es fa al final d'un mes, trimestre o any, per coincidir amb el final d'un període d'informes. Com es mostrarà en el següent procediment, cal un gran esforç per completar un recompte d’inventari físic precís, de manera que les empreses tendeixen a limitar el nombre de recomptes realitzats a l’any. Els passos del procés són els següents:
Etiquetes de recompte de comandes. Demaneu un nombre suficient d’etiquetes de recompte de dues parts per a la quantitat d’inventari que s’espera comptar. Aquestes etiquetes s'han de numerar de manera seqüencial, de manera que es puguin fer un seguiment individual com a part del procés de recompte.
Visualització prèvia de l’inventari. Reviseu l'inventari diversos dies abans del recompte d'inventari programat. Si falten números de peça o si sembla que els articles es troben en condicions que serien difícils de comptar (com ara no embalar ni embalar), notifiqueu-ho al personal del magatzem per fer les correccions necessàries.
Inventari previ al recompte. Aneu a l'inventari amb diversos dies d'antelació i compteu els articles que es puguin col·locar en contenidors tancats. Segeleu-los als contenidors i marqueu la quantitat a la cinta adhesiva. Això fa que la tasca de recompte sigui molt més fàcil durant el recompte real. Si es trenca un segell, un equip de comptadors sabrà que ha de tornar a comptar el contingut d’un contenidor.
Entrada completa de dades. Si hi ha restants transaccions d’entrada de dades per completar, feu-ho abans que comenci el recompte d’inventari físic. Això inclou les transaccions per a emissions del magatzem, devolucions al magatzem i transferències entre ubicacions de contenidors dins del magatzem.
Notifiqueu-ho fora d'ubicacions d'emmagatzematge. Si l’empresa té instal·lacions d’emmagatzematge externs o ubicacions de tercers que conserven l’inventari de l’empresa en enviament, notifiqueu-los que haurien de comptar el seu inventari a mà a partir de la data oficial de recompte i reenviar aquesta informació al gestor del magatzem.
Congelar les activitats del magatzem. Atureu totes les entregues del magatzem i segregueu també totes les mercaderies acabades de rebre on no es comptabilitzaran. En cas contrari, els registres d’inventari estaran en un estat de flux durant el recompte d’inventari i, per tant, no seran del tot fiables.
Instruir els equips de recompte. Reuneix equips de dues persones per comptar l'inventari i instruïu-los en les seves tasques de comptatge. Aquestes funcions consisteixen en tenir un inventari de recompte d'una persona mentre que l'altra marca la informació d'una etiqueta de recompte. Una còpia de l'etiqueta s'adjunta a l'inventari, mentre que l'equip conserva l'altra còpia.
Etiquetes d’emissió. Un empleat d’inventari emet blocs d’etiquetes de recompte als equips de recompte. Cada equip és responsable de retornar un rang numèric específic d’etiquetes de recompte, tant si s’utilitzen com si no. Mantenir el control de totes les etiquetes de recompte garanteix que s’investigui ràpidament les etiquetes perdudes.
Assigneu àrees de recompte. Assigneu un rang específic de contenidors a cada equip de recompte. Tingueu en compte aquestes ubicacions amb un ressaltador al mapa del magatzem. El secretari d’inventari hauria de mantenir una llista principal de quines àrees del magatzem s’han comptabilitzat i quins equips han estat assignats a cada àrea.
Comptar inventari. Una persona de cada equip compta un element específic dins d’una ubicació de la safata i, a continuació, l’altra persona marca la ubicació de la safata, la descripció de l’element, el número de peça, la quantitat i la unitat de mesura en una etiqueta de recompte. L’equip col·loca la còpia original de l’etiqueta a l’element de l’inventari i en conserva la còpia.
Verifiqueu les etiquetes. Després de completar una àrea de recompte, cada equip de recompte torna al secretari de l'inventari, que verifica que s'hagin retornat totes les etiquetes. Si hi ha més àrees de magatzem per comptar, assigneu una àrea nova als equips de recompte i publiqueu-los nous blocs d’etiquetes de recompte segons calgui.
Introduïu la informació de l'etiqueta. Introduïu la informació de les etiquetes de recompte en un formulari d’entrada de dades en línia. Un cop s'hagi completat l'entrada de dades, imprimiu un informe que mostri tots els números d'etiquetes introduïts, ordenats per número d'etiqueta i busqueu els buits dels números. Investigueu els buits de numeració trobats. Això garantirà que totes les etiquetes de recompte emeses s’incloguessin al fitxer.
Investigueu resultats inusuals. Torneu a ordenar l'informe d'inventari de diverses maneres de buscar informació inusual i investigueu l'entrada de l'etiqueta associada a cadascun.
Pot ser útil avaluar aquest procediment després de cada recompte, per veure si s’ha de modificar el procediment per compensar qualsevol problema de recompte experimentat.
