cdestem.com

La comptabilització dels comptes a pagar implica el registre i el pagament de passius. Aquesta és l’àrea funcional principal a través de la qual un negoci registra les despeses i paga a altres parts. Les tasques clau de comptabilitat a pagar dels comptes són les següents:

1. Verificació de la factura. El primer pas per comptabilitzar els comptes a pagar és assegurar-se que totes les factures entrants dels proveïdors siguin vàlides. Hi ha dues maneres de fer-ho. Una opció és que un empleat autoritzat aprovi cada factura. L’altra opció és comparar la informació de cada factura amb la comanda de compra que s’autoritza i amb la documentació de recepció, que s’anomena coincidència a tres bandes. Atès que ambdues opcions requereixen molta mà d'obra, és habitual no verificar les factures que tinguin un total de dòlars petit.
2. Gravació de factures. Un cop verificada una factura, el comptable introdueix l'import que deu al programari de comptes a pagar. La informació introduïda inclou el nom del proveïdor, la data de la factura i l'import de la factura. L'entrada comptable relacionada generada pel programari de comptabilitat sempre és un crèdit al compte a pagar. El dèbit de compensació pot correspondre a un compte de despeses o actius.
3. Pagament de factures. Quan s’ha de pagar una factura, el comptable la configura per al pagament mitjançant el programari de comptabilitat. Normalment, això significa que s’executa i revisa un registre de comprovació preliminar per assegurar-se que tots els articles programats per al pagament s’haurien de pagar realment. Si és així, comproveu el material en una impressora i s’imprimeixen els controls. La informació de suport s’adjunta a cada xec i, a continuació, es reenvia a un signatari de xecs, que revisa cada paquet d’informació si hi ha errors i signa els xecs. Una alternativa és enviar pagaments electrònics directament als comptes bancaris dels proveïdors. Després del pagament, tota la informació de pagament es grapa i s’arxiva pel nom del proveïdor.

Hi ha diverses tasques addicionals relacionades amb la comptabilització dels comptes a pagar, incloses les següents:

• Concilieu periòdicament els comptes a pagar per assegurar-vos que el saldo del compte coincideixi amb els imports reals deguts als proveïdors.
• Envieu 1099 formularis als proveïdors després del final de l'any natural, si els pagaments agregats als mateixos superen l'import llindar.
• Poseu-vos en contacte amb els proveïdors per assegurar-vos que han cobrat tots els xecs que els han enviat; en cas contrari, és possible que els imports de xecs sense cobrar s’hagin de reenviar a un govern estatal com a propietat no reclamada.